PROCEDIMIENTO

"COMPRAS DE BIENES MUEBLES Y MATERIALES POR MONTOS MENORES O IGUALES A 1.100 UNIDADES TRIBUTARIAS"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

COORDINACIÓN DE SERVICIOS Y ADQUISICIONES

ÁREA DE PROCESAMIENTO

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

1. Recibe del (la) Coordinador(a) de Servicios y Adquisiciones  la “Requisición de Bienes y Materiales” FORMA: MCT-DMS-01-03/07(m) y procede de la siguiente manera:

  • Revisa de acuerdo al monto de la compra la Ley de Licitaciones, demás  reglamentación vigente en la materia y el Esquema de Autorización en las Etapas del Gasto del MCT.

  • Localiza en el Registro Interno de Contratistas, un mínimo de tres contratistas o proveedores, en caso de aplicar, y  verifica la actualización de sus datos.

  • Procede a solicitar los presupuestos respectivos.

2. Al recibir los presupuestos, efectúa análisis comparativo de los mismos y prepara, en caso de aplicar, el formulario “Análisis de Cotizaciones” FORMA: MCT-DMS-02-09/04 (m), en el que justifica la selección del oferente adjudicatario, para lo cual toma en cuenta el cumplimiento de los criterios contenidos en los requerimientos.

3. Presenta la documentación citada al (a la) Coordinador(a) de Servicios y Adquisiciones anexando la Requisición recibida.

 

COORDINACIÓN DE SERVICIOS Y ADQUISICIONES

COORDINADOR(A)

4. Recibe las FORMAS: MCT-DMS-01-03/07(m), MCT-DMS-02-09/04 (m) y cotizaciones, revisa y procede a verificar que las cotizaciones hayan sido emitidas por  el contratista respectivo.

5. Una vez constatada la veracidad de las cotizaciones, las firma y sella y procede a firmar en señal de revisión la FORMA: MCT-DMS-02-09/04 (m).

6. Regresa  toda la documentación a través del Funcionario(a) del Área de Procesamiento para su presentación al (a la) Director(a) de Mantenimiento y Suministros.  

 

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

OFICINA DEL (DE LA) DIRECTORA (A)

DIRECTOR(A)

7. Recibe las FORMAS: MCT-DMS-01-03/07(m), MCT-DMS-02-09/04 (m) y cotizaciones anexas, revisa y conforma dicho análisis de las cotizaciones, con base a los requerimientos solicitados y el precio justo e instruye la elaboración de la “Orden de Compra” FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m), al Área de Procesamiento de la Coordinación de Servicios y Adquisiciones.

 

COORDINACIÓN DE SERVICIOS Y ADQUISICIONES

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

8. Recibe la documentación citada y procede a elaborar la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m), en dos (2) ejemplares originales. Anexa al citado formulario las FORMAS: MCT-DMS-01-03/07(m), MCT-DMS-02-09/04 (m) con las  cotizaciones, las relaciona en el formulario “Solicitudes Tramitadas por la DMS” FORMA: MCT-DMS-49-03/06 y presenta al (a la) Coordinador(a) de Servicios y Adquisiciones.

 

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

9. Recibe la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m), en dos(2) ejemplares originales, y documentos anexos, revisa, de estar todo conforme firma las  FORMAS: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m) y  MCT-DMS-49-03/06 y envía para la firma del (de la) Director(a) de Mantenimiento y Suministros a través Funcionario(a) Responsable del Área de Procesamiento

 

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

10. Recibe la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m), en dos(2) ejemplares originales y documentos anexos, revisa, de estar todo conforme firma las  FORMAS: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m) y MCT-DMS-49-03/06  e instruye su envío a la Coordinación de Asistencia Administrativa de la Dirección de Administración y Servicios.  

 

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

COORDINACIÓN DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

11. Recibe la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m) y documentos anexos, analiza y procede a imputar el gasto  registra el compromiso en el sistema SIGECOF y coloca número de compromiso y fecha en la mencionada FORMA.

NOTA: En caso de no contar con disponibilidad presupuestaria en la subpartida específica, porque la misma no esté creada, retiene copia de la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m) y  entrega la documentación a la Coordinación de Asistencia Administrativa para el análisis respectivo a los fines de la tramitación del traspaso presupuestario.  Remite, a través del Director de Administración y Servicios, a la Dirección de Mantenimiento y Suministros fotocopia de la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m) indicando el estado de la Orden de Compra. Una vez realizado el traspaso procede de acuerdo a lo  indicado en el primer aparte de  este paso.

12. Emite el compromiso en el SIGECOF entrega al (a la) Coordinador(a) la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m) y documentos anexos.

 

 

COORDINADOR(A)

13. Recibe la  FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m) y documentos anexos. Revisa el Sistema SEGECOF, verifica el reporte del compromiso vía electrónica de estar conforme lo aprueba y lo imprime.

14. Emitido el reporte "Registro de Compromiso", lo revisa y de estar conforme firma las FORMAS: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m), y FORMA: MCT-DMS-49-03/06, al reporte coloca nombres, apellidos, cédula y firma.

15. Instruye la elaboración del formulario “Documentos Consignados” FORMA: MCT-OAA-02-04/07 en original y copia y la remite junto con los dos (2) originales de la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m), el reporte “Registro de Compromiso” del SIGECOF, original y anexos junto con el original y fotocopia de la FORMA: MCT-DMS-49-03/06, al (a la) Director(a) General de la Oficina de Apoyo Administrativo.

 

OFICINA DEL (DE LA) DIRECTOR(A) GENERAL

 

DIRECTOR(A) GENERAL

16. Recibe la FORMA: MCT-OAA-02-04/07, en original y copia las firma y regresa copia de está. La FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m)) y documentos anexos, los revisa  y de estar todo conforme firma y fecha la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m), autorizando la Orden de Compra e instruye su devolución al Área de Procesamiento de la Coordinación de Servicios y Adquisiciones junto con el original de la FORMA: MCT-OAA-02-04/07.

 

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

COORDINACIÓN DE SERVICIOS Y ADQUISICIONES

ÁREA PROCESAMIENTO

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

17. Recibe las FORMAS: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m) y MCT-OAA-02-04/07 y documentos anexos, los revisa  y procede de la siguiente manera:

  • Firma y devuelve el Original de la FORMA: MCT-OAA-02-04/07.

  • Se comunica con el contratista o proveedor para la firma y la entrega del original de la FORMAS: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m).

  • Archiva en correlativo  una copia de la FORMAS: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m), a los fines del  control.

  • Mantiene en archivo el otro original  de la FORMAS: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m),debidamente firmada por el proveedor o contratista,  para anexarla como soporte al expediente de pago, una vez recibido el bien o material requerido,  con la factura y  nota de  entrega procediendo de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento “Recepción de Compras ”.

 

 

 

 

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