PROCEDIMIENTO

"CONTRATACIÓN DE SERVICIOS BÁSICOS"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDAD

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

COORDINACIÓN DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

COORDINADOR(A)

1. Para un determinado período, realiza la clasificación de los servicios básicos necesarios y elabora una Relación de los mismos.

2. Solicita a las Empresas u Organismos el presupuesto para al período, con base en la proyección estimada de consumo y los modelos de contratos proformas con las condiciones generales de contratación.

3. Recibe los presupuestos, le asigna la imputación presupuestaria colocándoles el sello correspondiente al dorso de los mismos, el cual firma y  presenta junto con la relación de los servicios básicos al (a la) Director(a) de Administración y Servicios.

 

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

DIRECTOR(A)

4. Recibe relación de Servicios básicos y presupuestos correspondientes, revisa, firma los presupuestos de estar conforme y devuelve los documentos al (a la) Coordinador(a) de Asistencia Administrativa, a quien le instruye la elaboración del (de los) “Punto(s) de Cuenta” FORMA(S): MCT-01-04/00 (A,B).

 

COORDINACIÓN DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

5. Recibe la documentación citada y procede a elaborar un “Punto de Cuenta” FORMA(S): MCT-01-04/00 (A,B), por cada servicio básico, en original y dos (2) copias, en el cual indica la imputación presupuestaria del servicio y el monto correspondiente, le anexa el respectivo presupuesto y presenta la documentación citada  al  (a la) Director(a) de Administración y Servicios.

 

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

DIRECTOR(A)

6. Recibe original y dos (2) copias de la(s) FORMA(S): MCT-01-04/00 (A,B) junto con soportes correspondientes, revisa, conforma y presenta al (a la) Director(a) General de la Oficina de Apoyo Administrativo.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDAD

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

DIRECTOR(A) GENERAL

7. Recibe la(s) FORMA(S): MCT-01-04/00 (A,B), junto con  documentos de soporte, revisa, conforma y presenta al (a la) Ministro(a) o funcionario(a) delegado(a) para su aprobación.

 

 

MINISTRO(A)  O FUNCIONARIO(A) DELEGADO(A)

8. Recibe “Punto(s) de Cuenta” FORMA(S): MCT-01-04/00 (A,B) y documentos anexos, revisa y de estar conforme autoriza la(s) contratación(es) mediante aprobación del (de los) “Punto(s) de Cuenta”.

9. Archiva copia a los fines de control y devuelve los documentos al (a la) Director(a) General de la Oficina de Apoyo Administrativo.

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

DIRECTOR(A) GENERAL

10. Recibe la(s) FORMA(S): MCT-01-04/00 (A,B) aprobada(s) y documentos de soporte y procede de la siguiente manera:

10.a.   Instruye la elabor.ación de un memorando dirigido a la Consultoría Jurídica, solicitando la elaboración del contrato correspondiente. Revisa y firma memorando e instruye su envío junto con una (1) copia certificada de la(s) FORMA(S): MCT-01-04/00 (A,B) y documentos de soporte a la Consultoría Jurídica.

(va a la 11.a)

10.b  Instruye la remisión de una (1) copia certificada de la(s) citada(s) FORMA(S) a la Dirección de Administración y Servicios, y presupuestos correspondientes  a los fines de la elaboración del (de los) correspondiente(s) “Apartado(s) Presupuestario(s)”  FORMA(S): MCT-DAS-21-03/06 (m).

(va a la 11.b)

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDAD

CONSULTORÍA JURÍDICA

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

11.a Recibe documentación, revisa y elabora contrato(s) por cada servicio, cinco (5) ejemplares de un mismo tenor y remite a la firma del (de la) Director(a) General de la Oficina de Apoyo Administrativo.

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDAD

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

 

DIRECTOR(A)

11.b Recibe copia certificada de la(s) FORMA(S): MCT-01-04/00 (A,B) y presupuestos respectivos, revisa  e instruye su envío a la  Coordinación de Asistencia Administrativa.

(va a la 12.b)

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDAD

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

COORDINADOR(A) DE APOYO ADMINISTRATIVO

12.a Recibe cinco (5) ejemplares por cada contrato y los documentos anexos. Compara información del (de los) contrato(s) con “Punto(s) de Cuenta” aprobado(s), verificando que esté correcto, de ser así entrega al (a la) Director(a) General de la Oficina de Apoyo Administrativo para su firma.

 

 

DIRECTOR(A) GENERAL

13.a Recibe los ejemplares del (de los) contrato(s) y documentos anexos, de estar conforme firma ejemplares e instruye  para la firma del contratista y su distribución, así como  la colocación del sello correspondiente.

Devuelve documentación al (a la) Coordinador(a) de Apoyo Administrativo.

 

 

COORDINADOR(A) DE APOYO ADMINISTRATIVO

14.a Recibe ejemplares del (de los) contrato(s), firmados. Se comunica con el(los) contratista(s) para informarle que debe presentarse a los fines de la firma del contrato, debiendo para ello traer una fotocopia de la cédula de identidad.

15.a Al momento de la firma, le entrega un ejemplar del contrato al contratista para su lectura. Le aclara las dudas en caso de tenerlas o lo  remite a la Consultoría Jurídica.

16.a Una vez firmado el contrato por las partes, le entrega un ejemplar al contratista,  archiva un (1) ejemplar para su control junto con los soportes correspondientes y distribuye el resto a las siguientes dependencias:

  • Consultoría Jurídica.

  • Dirección de Administración y Servicios – Coordinación de Asistencia Administrativa.

  • Dirección de Mantenimiento y Suministros, de ser el caso.

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDAD

CONSULTORÍA JURÍDICA

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

17.a Recibe un (1) ejemplar del contrato y archiva en la carpeta correspondiente.

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDAD

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

COORDINACIÓN DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

18.a Recibe un (1) ejemplar del contrato firmado, desincorpora documentos de soporte archivados temporalmente, elabora la(s) "Solicitud(es) de Pago" FORMA(S): MCT-DAS-01-03/06(m) correspondiente(s), le(s) anexa los documentos de respaldo y presenta al (a la) Coordinador(a) de Asistencia Administrativa.

 

 

COORDINADOR(A)

19.a Recibe la(s) FORMA(S): MCT-DAS-01-03/06(m) y documentos anexos, revisa y firma. De estar todo conforme actúa de acuerdo a lo establecido en el "Manual de Normas y Procedimientos para la Solicitud de Pago de Compromisos Válidamente Adquiridos".

 

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

12.b Recibe copia certificada del (de los) “Punto(s) de Cuenta(s) y correspondientes presupuestos anexos. Elabora un “Apartado(s) Presupuestario(s)” FORMA(S): MCT-DAS-21-03/06 (m), por cada servicio, en original, le anexa la respectiva FORMA(S):MCT-01-04/00 (A,B) y correspondiente presupuesto.

13.b Procede a imputar el gasto, registra el compromiso en el sistema SIGECOF, coloca el número de compromiso y fecha en la mencionada FORMA la cual firma y le anexa el reporte "Registro de Compromiso" del SIGECOF y presenta toda la documentación al (a la) Coordinador(a) de Asistencia Administrativa.

 

 

COORDINADOR(A)

14.b Recibe la(s) FORMA(S): MCT-DAS-21-03/06(m)y documentos anexos, revisa y firma la citada FORMA, coloca nombres, apellidos y firma en el reporte "Registro de Compromiso" del SIGECOF, gestiona la firma del Director de Administración y Servicios en la FORMA(S): MCT-DAS-21-03/06(m) y devuelve toda la documentación al Funcionario Responsable.

 

 

FUNCIONMARIO(A) RESPONSABLE

15.b Recibe original de la(s) FORMA(S): MCT-DAS-21-03/06(m) junto con documentos anexos y archiva temporalmente hasta la recepción del contrato firmado.

 

 

 

 

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