PROCEDIMIENTO

"CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE AUDITORÍA EXTERNA"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ENTE U ORGANISMO ADSCRITO AL MCT

UNIDADES

ACTIVIDAD

Presidencia o Máxima Autoridad

1. Ejecutará todo lo conducente para la celebración del proceso de selección de auditoria externa, el cual deberá desarrollarse dentro de un lapso estimado de veintidós (22) días hábiles.

2. Designa un comité de selección, de no existir dentro del mismo un comité de licitaciones o cuando existiendo, no pueda atender este proceso por cualquier situación que lo justifique.

 

Comité de Licitación o Selección

3. Prepara el pliego de condiciones y llena la solicitud correspondiente (según modelo interno del ente u organismo), debidamente autorizada por el nivel que corresponda de acuerdo al monto de servicio y los envía a la Gerencia de Administración o a la Unidad Administrativa que corresponda.

 

Gerencia de Administración o Unidad Administrativa

4. Recibe y verifica la solicitud (modelo para solicitud) y el pliego de condiciones e inicia el proceso de selección con un mínimo de diez (10) proveedores de servicios de auditoria externa (Firmas), tomando como base el registro interno de proveedores de servicios, previamente verificados y actualizados, levantando un acta del proceso con por lo menos dos (2) personas integrantes del área.

 

5. Relaciona las firmas seleccionadas, indicando nombre de la firma, nombre de los socios principales, número del proveedor, fecha de inscripción en el ente u organismo, dirección y  número telefónico.

 

6. Solicita disponibilidad presupuestaria y la certificación de los topes para comprometer.

 

Unidad de Presupuesto

7. Recibe y remite a la Gerencia de Administración o Unidad Administrativa la disponibilidad presupuestaria (en caso de disponer de recursos).

 

Gerencia de Administración o Unidad Administrativa

8. Envía al Comité de Licitación o Selección toda la documentación, antes referida.

 

Comité de Licitación o Selección

9. Recibe la documentación y procede a realizar las diferentes comunicaciones de invitación a las firmas de auditorías preseleccionadas, para la participación en el proceso de selección, señalando la fecha del acto de entrega del pliego de condiciones y demás actos del proceso.

 

10. Entrega y recibe copia firmada y sellada de las firmas de auditorías, como constancia  de invitación.

 

11. Designa de forma expresa, la persona integrante del comité para atender y conceder las aclaratorias que sean necesarias.

 

UNIDADES

ACTIVIDAD

Firmas de Auditorías

12. Solicita de ser necesario, aclaratoria de los puntos del pliego de condiciones.

 

13. Asiste a la hora, fecha y lugar establecido en el pliego de condiciones, para el acto público de recepción y apertura de sobres contentivos de las ofertas propuestas por cada participante en el proceso.

 

ENTE U ORGANISMO ADSCRITO AL MCT

UNIDADES

ACTIVIDAD

Comité de Licitación o Selección

14. Procede en acto público a la recepción y apertura de los sobres contentivos de las ofertas. Teniendo presente, que una vez iniciado el acto de apertura de sobres no podrán recibirse más ofertas.

 

15. Levanta un acta, dejando constancia de todos los particulares y se suscribirá la misma por todos los presentes en señal de conformidad, caso en contrario, dejará nota de todo aquello de lo que no se esté conforme y se suscribirá al pie de la misma.

 

16. Efectúa los análisis correspondientes, en la forma “Análisis de Cotizaciones” e indica en las observaciones la firma seleccionada, de ser este el caso y, las recomendaciones que estime pertinentes.

 

17. Prepara el informe de recomendación de calificación de firma o de declaratoria de desierto del proceso de selección (*), debidamente suscrito por los miembros que participaron en la revisión y análisis de la documentación suministrada por los  participantes, debiendo  estar lo suficientemente motivado en sus recomendaciones.

 

18. Remite el informe a la Máxima Autoridad con todos los documentos originales integrantes del proceso, incluyendo las copias selladas y firmadas de las comunicaciones enviadas y recibidas por las Firmas previamente seleccionadas.

 

(*) Ver Norma Sustantiva N° 10.

 

Presidencia o Máxima Autoridad

19. Recibe el informe de recomendación de calificación de la firma o de declaratoria de desierto del proceso, según sea el caso.

 

20. Prepara y aprueba el Punto de Cuenta a ser elevado al (a la)  Ministro(a) de Ciencia y Tecnología, referente a la firma sugerida por el Comité de Selección, para realizar la auditoría externa.

 

21. Anexa el Punto de Cuenta a la documentación original y prepara comunicación detallando cada uno de los documentos a ser enviado al Órgano de Control Interno del  Ministerio de Ciencia y Tecnología.

 

MINISTERIO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA

UNIDADES

ACTIVIDAD

Oficina de Auditoria Interna

22. Recibe y revisa la documentación y de estar ajustado el proceso a las normas internas del ente u organismo, prepara un informe y lo eleva al Despacho del (de la)Ministro(a) para su conformidad, junto a toda la documentación recibida. Caso contrario, le remite al ente u organismo, un informe detallando las observaciones subsanables y recomendaciones a que dieran lugar.

 

ENTE U ORGANISMO ADSCRITO AL MCT

UNIDADES

ACTIVIDAD

Presidencia o Máxima Autoridad

23. En caso de que existan observaciones al proceso, según el paso anterior, toma en cuenta las recomendaciones subsanables y corrige las deficiencias del proceso y remite nuevamente a la Oficina de Auditoria Interna del Ministerio, repitiendo las actividades del paso número 20. De no ser subsanables se entenderá desierto el proceso y así lo declarará, iniciará un nuevo proceso e informara al respecto a la Oficina de Auditoría Interna del Ministerio de Ciencia y Tecnología.

 

MINISTERIO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA

UNIDADES

ACTIVIDAD

Despacho del (de la) Ministro(a)

24. Recibe el informe y la documentación de la Oficina de Auditoria Interna y de estar conforme, expresa tal conformidad con el proceso y con la voluntad de la Máxima Autoridad del ente u organismo y lo remite a éste, enviando copia a la Oficina de Auditoría Interna del Ministerio de Ciencia y Tecnología.

 

ENTE U ORGANISMO ADSCRITO AL MCT

UNIDADES

ACTIVIDAD

Presidencia o Máxima Autoridad

25. Recibe el informe y documentación del Despacho Ministerial.

 

26. Adjudica la contratación de los servicios de auditoria externa.

 

27. Suscribe el contrato de servicio.

 

UNIDADES

ACTIVIDAD

Firma de Auditoría

28. Inicia la auditoria externa según su programa de trabajo.

 

29. Entrega los informes de auditoria a la Junta Directiva y/ o Accionistas del ente u organismo.

 

ENTE U ORGANISMO ADSCRITO AL MCT

UNIDADES

ACTIVIDAD

Presidencia o Máxima Autoridad

30. Envía copia certificada de los informes de auditoria externa a la Oficina de Auditoria Interna del Ministerio.

 

MINISTERIO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA

UNIDADES

ACTIVIDAD

Oficina de Auditoria Interna

31. Recibe y revisa los informes de la auditoria externa y solicita a la Presidencia del ente u organismo, un Plan de Acción inmediato a corto y largo plazo para solventar las recomendaciones, si las hubiere.

 

ENTE U ORGANISMO ADSCRITO AL MCT

UNIDADES

ACTIVIDAD

Presidencia o Máxima Autoridad

32. Prepara e implementa el Plan de Acción y lo remite a la Oficina de la Auditoria Interna.

 

MINISTERIO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA

UNIDADES

ACTIVIDAD

Oficina de Auditoria Interna

33. Recibe el Plan de Acción y hace su seguimiento hasta solventar la problemática objeto de las recomendaciones de la auditoria externa.

 

 

 

 

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