PROCEDIMIENTO

"CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE AUDITORÍA EXTERNA"

 

II. NORMAS

NORMAS SUSTANTIVAS

  1. Se entenderá por SERVICIOS DE AUDITORIA EXTERNA, aquellos de carácter eventual prestados por personas naturales o jurídicas, las cuales a los fines de este instrumento se denominarán firmas de auditoría, para el examen de los estados financieros de los entes y organismos adscritos al Ministerio de Ciencia y Tecnología, en un período fiscal determinado. Con el objeto de obtener una seguridad razonable sobre los mismos y verificar si están exentos de errores significativos.

  2. El examen de los estados financieros deberá practicarse por lo menos una vez al año con ocasión del cierre del ejercicio fiscal correspondiente.

  3. Todos los entes y organismos deberán mantener un Registro de Proveedores de Servicios de Auditoria Externa, asesoría, etc., con un mínimo de veinte (20) proveedores. Por lo cual, será responsabilidad de la Gerencia de Administración o la Unidad administrativa equivalente, mantener dicho registro actualizado y clasificado por servicios, para garantizar la transparencia, eficiencia, eficacia y economía de los procesos de selección de proveedores de servicios de auditorias externas, asesorías, etc., hasta tanto, la Contraloría General de la República  constituya la base de datos del registro de proveedores de estos servicios.

  4. Las firmas de auditoría deberán estar registradas en el Registro de Proveedores de cada ente u organismo.

  5. La firma de auditoría que practique el examen, suministrará dos (2) informes: a) Dictamen del Contador Público y b) Carta de Control Interno. La auditoria externa deberá abarcar la información a que se refiere la Resolución emanada de la Oficina Central de Presupuesto, (actualmente ONAPRE) de fecha 21 de noviembre de 1995, publicada en G. O. N° 35.849 de fecha 30-11-1995.

  6. Todo servicio de auditoria externa, debe estar amparado con un contrato de servicio y de existir algún anticipo como parte de pago, se deberá exigir fianza hasta por el monto de lo anticipado.

  7. Toda oferta de servicio de auditoria externa deberá presentar validez de la oferta, de conformidad a lo establecido en el correspondiente pliego de condiciones.

  8. Los requisitos mínimos necesarios de profesionalización y experiencia que se exijan a las firmas de auditores para registrarse como proveedores de servicios de auditoria externa, serán:

  1. El proceso se declarará desierto en los siguientes supuestos:

En todos los casos deberán motivarse estas circunstancias.

  1. Para la calificación de las firmas de auditorías, éstas deberán haber presentado toda la documentación requerida y cumplir con todos los requisitos en la forma exigida en el pliego de condiciones.

  2. La autoridad a la que corresponda dentro del ente u organismo, designará un comité de selección en caso de no existir dentro del mismo un comité de licitaciones, o cuando existiendo, no pueda atender este proceso por cualquier situación que lo justifique. Dicho comité ejecutará todo lo conducente para la celebración del proceso de selección de auditoria externa, el cual deberá desarrollarse dentro de un lapso estimado de veintidós (22) días hábiles.

  3. En caso de haberse declarado en más de dos (2) oportunidades desierto el proceso, la Oficina de Auditoria Interna del Ministerio de Ciencia y Tecnología, podrá iniciar de oficio o a solicitud de parte interesada todas las actuaciones que se deriven de su potestad investigativa con el fin de determinar la procedencia de responsabilidades, en virtud de lo establecido en el Artículo 82 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.

 

NORMAS ADJETIVAS

  1. El comité de licitación o en su defecto el comité de selección elaborará un pliego de condiciones generales de contratación, el cual contendrá los aspectos sobre los que versará la auditoria externa, las estipulaciones contractuales principales y los requisitos de profesionalización y experiencia mínima necesaria, en caso de no estar actualizados en el registro de proveedores de la institución.

  2. El comité señalado anteriormente, se apoyará en la Dirección de Administración y Servicios, o en la Unidad Administrativa equivalente a través de su área específica, para la selección de un mínimo de diez (10) proveedores del servicio de auditoría externa, que se encuentren inscritos en el “Registro Interno de Contratistas o Proveedores”.

  3. El comité, cursará las respectivas invitaciones para que las Firmas de Auditorías presenten sus ofertas. En dicha invitación deberá indicarse las fechas, lugar y hora, en que se celebraran los actos de entrega de pliegos de condiciones, las aclaratorias y el acto público de recepción y apertura de sobres contentivos de las ofertas, respectivamente. Con la observación que vencidas las fechas establecidas para que tengan lugar estos actos, no se abrirán nuevamente los mismos.

  4. El acto público de recepción y apertura de sobres contentivos de las ofertas, tendrá lugar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al último día fijado para que tenga lugar las aclaratorias pertinentes. Se levantará el Acta en la cual conste todos los particulares ocurridos en el acto público y se suscribirá por todos los presentes, en señal de conformidad; en caso de no estar conforme se dará constancia de ello, indicando los motivos que considere pertinente. Igualmente, el Acta contendrá de forma clara los nombres, número de cédula de identidad, carácter con el cual participa en el acto, cada una de las personas presentes en el mismo.

  5. En el lapso comprendido desde la apertura de sobres contentivos de las ofertas hasta la notificación de los resultados del proceso, no se dará a conocer información alguna sobre la calificación, el examen y evaluación de las ofertas.

  6. Habiendo tenido lugar el acto de recepción y apertura de sobres contentivos de las ofertas, el comité analizará y evaluará cada una de las ofertas en los aspectos legales, técnicos, económicos y financieros con la finalidad de determinar la calificación o descalificación de éstas en el proceso. Se dejará constancia de todos los particulares, en un informe suscrito por todos los miembros del comité que participaron en la evaluación, el cual deberá contener además, las recomendaciones debidamente motivadas que el comité tenga a bien hacer a la Máxima Autoridad del ente u organismo, con relación a la oferta más conveniente o a la declaratoria de desierto del proceso.

  7. Corresponderá a la Máxima Autoridad del ente u organismo la adjudicación de la contratación de estos servicios.

Previo a la declaratoria de adjudicación por la Máxima Autoridad, deberá contarse con la conformidad del Ministro de Ciencia y Tecnología. Para lo cual, se remitirá a la Oficina de Auditoría Interna - Ministerio de Ciencia y Tecnología, junto al Punto de Cuenta para presentar al Ministro, el expediente contentivo de todas las actuaciones, en original, que conforman el proceso de selección el cual contendrá, como mínimo:

  1. La Oficina de Auditoria Interna del Ministerio de Ciencia y Tecnología, una vez recibida toda la documentación analizará el proceso y emitirá su opinión.

De estar ajustado a las normativas internas y a los pliegos de condiciones, esta Dependencia emitirá un informe sobre el proceso y lo elevará al Despacho del Ministro para su conformidad, junto con toda la documentación recibida del ente u organismo; con la finalidad de conocer la decisión tomada por el Ministro, se remitirá copia a la Oficina de Auditoría Interna. Caso contrario, de haberse observado alguna desviación o incumplimiento del proceso, la Oficina de Auditoría Interna - Ministerio de Ciencia y Tecnología remitirá el informe en el cual se detallaran las observaciones y recomendaciones subsanables a que dieran lugar. De no ser subsanables éstas, se remite al ente u organismo contratante el informe correspondiente junto al expediente contentivo de todas las actuaciones, realizadas en el proceso.

  1. En el caso de que la recomendación del comité sea la declaratoria de desierto del proceso de selección y, de considerarlo así la Máxima Autoridad del ente u organismo, deberá antes de proceder a la declaratoria de desierto, informar sobre el particular a la Oficina de Auditoría Interna - Ministerio de Ciencia y Tecnología, para lo cual se remitirá a la misma, el expediente completo contentivo de todas las actuaciones y la opinión de la Máxima Autoridad, con el propósito de escuchar la opinión del órgano de control interno. En caso de proceder la declaratoria de desierto, tal circunstancia la declarará la Máxima Autoridad del ente u organismo y ordenará inmediatamente el inicio de un nuevo proceso de selección.

 

 

 

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