PROCEDIMIENTO

"DESPACHO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DEPENDENCIA DE ORIGEN

 

SECRETARIA O FUNCIONARIO RESPONSABLE

1. Elabora electrónicamente el Oficio,  imprime un (1) ejemplar  y entrega al  funcionario autorizado para su firma,  con los anexos,  si fuere el  caso.

2. Una vez firmado el Oficio por el funcionario autorizado, le asigna el código correspondiente de la dependencia, fotocopia dos (2) ejemplares del original. Registra los correspondientes datos en el formulario "Relación de Correspondencia Enviada" FORMA: MCT-DMS-10-05/04 para la firma y fecha del mensajero interno y procede de la manera siguiente según el caso:

 

CASO A

ENVÍO A TRAVÉS DEL  MENSAJERO MOTORIZADO

3a. Llena, en original y  copia, el formulario ”Control de Mensajería Externa”  FORMA: MCT-DMS-08-05/04, al cual adjunta la siguiente documentación para su envío al  Área de Correspondencia a través del mensajero interno:

  • Sobre debidamente identificado, Oficio en original y dos copias y/o paquete.   

  • Anexos si los hubiere

 

CASO B

ENVÍO A TRAVÉS DEL SERVICIO PRIVADO DE ENCOMIENDAS

3b. Prepara, en original y copia, “Memograma” FORMA: MCT-DMS-11-05/04, al cual adjunta la siguiente documentación para su envío al  Área de Correspondencia a través del mensajero interno:

  • Sobre debidamente identificado, Oficio en original y dos copias y/o paquete.

 

MENSAJERO INTERNO

4. Recibe sobre debidamente identificado, Oficio en original y (2) copias y/o paquete, FORMA: MCT-DMS-08-05/04 o MCT-DMS-11-05/04 y MCT-DMS-10-05/04, la cual firma y fecha, en señal de recepción de la correspondencia y la devuelve a la secretaria o funcionario responsable.

Anota la recepción en su libro de control y entrega lo recibido en el Área de Correspondencia.

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

COORDINACIÓN DE ALMACÉN Y CORRESPONDENCIA

ÁREA DE CORRESPONDENCIA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

5. Recibe el sobre, FORMA: MCT-DMS-08-05/04 o la FORMA: MCT-DMS-11-05/04 en original y copia (1),  Oficio en original y dos copias  y/o paquete a enviar.

6. Verifica la conformidad de la correspondencia y comprueba que los anexos indicados estén adjuntos a la misma.

7. Devuelve copia firmada y sellada de la  FORMA: MCT-DMS-11-05/04 a la Dependencia de Origen y archiva el original para su control.

8. Procede a oficializar la correspondencia: estampando el sello de numeración del Ministerio y fecha, en el original y copias del Oficio, en el sobre y en los ejemplares de la FORMA: MCT-DMS-08-05/04.

9. Registra la entrada del Oficio en el formulario “Distribución y Seguimiento de la Correspondencia”  FORMA: MCT-DMS-09-05/04.

 

A. ENVÍO A TRAVÉS DEL  MENSAJERO MOTORIZADO

B. ENVÍO A TRAVÉS DEL SERVICIO PRIVADO DE ENCOMIENDAS

 

 

A. ENVÍO A TRAVÉS DEL  MENSAJERO MOTORIZADO

10a. Ensobra el original del Oficio,  anexa dos copias (2) al sobre cerrado, como acuse de recibo y original y copia de la FORMA: MCT-DMS-08-05/04.

11a. Entrega la correspondencia al Mensajero Motorizado, según la ruta que corresponda.

 

ÁREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

MENSAJERO MOTORIZADO

12a. Recibe sobre junto con las copias de acuse de recibo del Oficio la FORMA: MCT-DMS-08-05/04, en original y copia y/o  paquete registra la recepción en su libro de control  y entrega correspondencia al destinatario.

13a.Hace firmar y sellar por el destinatario las copias de acuse de recibo del Oficio y original y copia de la FORMA: MCT-DMS-08-05/04 y las devuelve al Área de Archivo y Correspondencia.

 

 

FUNCIONARIO RESPONSABLE

14a. Recibe dos (2) copias del Oficio y original y copia de la FORMA: MCT-DMS-08-05/04 firmadas y selladas por el destinatario y verifica si la entrega fue correcta.

15a.  Archiva duplicado del Oficio firmado y sellado por el destinatario y copia de la  FORMA: MCT-DMS-08-05/04.

16a.   Envía a la Dependencia de Origen, vía mensajero interno, triplicado del Oficio firmado y sellado por el destinatario y  original de la FORMA: MCT-DMS-08-05/04 para su archivo.

 

 

FUNCIONARIO RESPONSABLE

17a. Recibe triplicado del Oficio firmado y sellado por el destinatario y  original de la FORMA: MCT-DMS-08-05/04 y procede a su archivo.

 

 

B. ENVÍO A TRAVÉS DEL SERVICIO PRIVADO DE ENCOMIENDAS

10b. Llena formulario de envío facilitado por la empresa de encomiendas  en original y tres (3) copias. Introduce la correspondencia en el sobre  de envío suministrado por la empresa.

11b. Entrega sobre al mensajero de la empresa de encomiendas en el horario establecido para tal fin,  le hace firmar el original del  formulario de envío y lo archiva para su control.

12b. Devuelve copia de la correspondencia oficializada a la Dependencia de Origen.

 

 

SECRETARIA O FUNCIONARIO RESPONSABLE

13b. Recibe copia de la correspondencia   oficializada y procede a su archivo.

 

 

 

 

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