PROCEDIMIENTO

"DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA INTERNA"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DEPENDENCIA DE ORIGEN

 

SECRETARIA O FUNCIONARIO RESPONSABLE

1. Elabora electrónicamente la correspondencia, imprime un (1) ejemplar  y entrega al  funcionario autorizado para su firma, con los anexos si los hubiere.

 

 

JEFE DE LA DEPENDENCIA

2. Recibe, revisa, firma original de la correspondencia y devuelve a la secretaria o funcionario responsable.

 

 

SECRETARIA O FUNCIONARIO RESPONSABLE

3. Recibe la correspondencia firmada,  le   asigna el código correspondiente a  la dependencia, así como la numeración correlativa y consecutiva  y fotocopia un (1) ejemplar del original.   

Registra los datos de la correspondencia a enviar (número asignado, asunto y destinatario) en  el formulario “Relación de Correspondencia Enviada” FORMA: MCT-DMS-10-05/04.

4. Entrega al Mensajero Interno:

Correspondencia en original y (1) copia con sus respectivos anexos si fuere el caso,  le presenta la FORMA:  MCT-DAS-10-05/04 para su firma en el campo correspondiente, como  constancia de la entrega.

 

 

MENSAJERO INTERNO

5. Recibe el original y copia de la comunicación enviada por la dependencia de origen, firma la MCT-DMS-10-05/04  y se dirige a la dependencia de destino para su entrega.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DEPENDENCIA DE DESTINO

 

SECRETARIA O FUNCIONARIO RESPONSABLE

6. Recibe y revisa la correspondencia, comprueba que la misma esté conforme y que los anexos indicados se adjunten a la misma de ser el caso, y procede de la manera siguiente:

  • Firma y sella original y copia del    memorando en señal de recepción y devuelve la copia al mensajero.

  • ­Registra la entrada de la correspondencia en el formulario "Entrada de Correspondencia e Instrucción"  FORMA: MCT-DMS-07-05/04 indicando las observaciones si las hubiere.

  • ­Entrega original de la correspondencia al Jefe de la dependencia junto con la FORMA: MCT-DMS-07-05/04, para que imparta sus instrucciones en relación a la misma.

 

MENSAJERO INTERNO

7. Devuelve a la dependencia de origen duplicado de la correspondencia firmada y sellada  en señal de  recibida.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DEPENDENCIA DE ORIGEN

FUNCIONARIO RESPONSABLE

8. Recibe duplicado de la correspondencia entregada, registra la recepción en el campo correspondiente de la FORMA: MCT-DMS-10-05/04  y procede a archivar.

 

 

 

 

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