PROCEDIMIENTO

"INCORPORACIÓN DE BIENES"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

COORDINACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

ÁREA DE ALMACÉN

Cumplidos los pasos descritos en el Procedimiento “Recepción de Compras” incluido en el Manual de Normas y Procedimientos para Compras”, una vez entregado el bien a la Dependencia que realizó la requisición procede de la siguiente manera:

 

FUNCIONARIO RESPONSABLE

1. Actualiza el inventario y efectúa los asientos contables correspondientes.

A efectos de soportar la cuenta de Almacén retiene:

  • Copia de la Requisición

  • Copia de la factura y Nota de Entrega

  • Original de la Nota de Despacho o Remisión

  • Original del Comprobante General del Movimiento de Material

2. Remite al Área de Bienes Nacionales los siguientes documentos:

  • Triplicado de la Orden de Compra

  • Copia del formulario Control Perceptivo de Compras FORMA: MCT-DAS-19-07/00

  • Copia de la factura y Nota de Entrega

  • Copia de la Nota de Despacho o Remisión

 

ÁREA DE BIENES NACIONALES

FUNCIONARIO RESPONSABLE

3. Recibe los documentos probatorios de la adquisición, recepción y entrega del bien nacional a la Dependencia correspondiente y realiza las siguientes actividades:

3.1 Asigna el número del bien

3.2 Verifica la ubicación del bien

3.3 Chequea que el bien corresponde a la especificaciones indicadas en la Orden de Compra

3.4 Coloca la placa de identificación

4. Con los soportes de adquisición del bien actualiza los registros contables de la Cuenta de Bienes Nacionales.

5. Mensualmente genera resumen del “Movimiento de Bienes Nacionales Muebles” FORMA: MCT-DAS-32-08/01(m), en original y copia y lo presenta al Coordinador de Bienes y Servicios.

 

COORDINACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

COORDINADOR

6. Mensualmente recibe la FORMA: MCT-DAS-32-08/01(m), en original y copia, revisa, conforma y lo remite a la Dependencia correspondiente.

 

DEPENDENCIA DE ADSCRIPCIÓN DEL BIEN

JEFE DE LA DEPENDENCIA

7. Recibe la FORMA: MCT-DAS-32-08/01m, revisa, verifica las modificaciones que hayan surgido en su Dependencia, de ser el caso.

 

De no estar conforme:

Prepara memorando para notificar las modificaciones, le anexa la citada FORMA y devuelve a la Coordinación de Bienes y Servicios.

 

De estar conforme:

Firma en la casilla correspondiente la FORMA: MCT-DAS-32-08/01m. y devuelve a la Coordinación de Bienes y Servicios”.

 

COORDINACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

COORDINADOR

8. Recibe el original y la copia de la FORMA: MCT-DAS-32-08/01m, verifica la conformidad del Jefe de la Dependencia y de estar conforme lo presenta para la firma del Director de Administración y Servicios y del Director General de la Oficina de Apoyo Administrativo, una vez firmados los devuelve al Área de Bienes Nacionales.

 

ÁREA DE BIENES NACIONALES

 

FUNCIONARIO RESPONSABLE

9. Recibe el original y copia del resumen de la FORMA: MCT-DAS-32-08/01m. conformada por las firmas correspondientes, remite copia a la Dependencia y con el original soporta los asientos contables de la Cuenta de Bienes.

 

DEPENDENCIA DE ADSCRIPCIÓN DEL BIEN

JEFE DE LA DEPENDENCIA

10. Recibe copia del resumen mensual de la FORMA: MCT-DAS-32-08/01m. y la archiva a efectos de su control correspondiente.

 

 

 

 

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