PROCEDIMIENTO

"INCORPORACIÓN NO PRESUPUESTARIA DE MATERIALES"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

 

DIRECTOR(A)

1. Recibe mediante “Acta de Entrega” los bienes o materiales, bien sea por donación u otras causas tipificadas en el “Catálogo de Causas que originan Incorporaciones ” contenido en el “Manual para el Registro de Materiales y Suministros” del SIGECOF, e instruye al (a la) funcionario(a) para el envío del Acta y de los bienes o materiales a la Coordinación de Almacén y Correspondencia.

 

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

2. Remite los bienes o materiales a la Coordinación de Almacén y Correspondencia, para su incorporación al Almacén, junto con el original y la copia del “Acta de Entrega” y documentos de soportes en caso de haberlos, donde se detallan los bienes o materiales a entregar.

 

COORDINACIÓN DE ALMACÉN Y CORRESPONDENCIA

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

3. Recibe los bienes o materiales, original y copia del “Acta de Entrega” y documentos de soportes y procede:

- Compara y verifica que las características y cantidades de los bienes o materiales sean iguales a los especificados en el “Acta de Entrega”.

- Firma y sella original y copia del “Acta de Entrega”, devuelve copia a la Dirección de Mantenimiento y Suministros y archiva el original.

4. Elabora, en original y copia, el formulario “Comprobante General de Movimiento de Materias” FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m), indicando los detalles de la incorporación no presupuestaria.

5. Presenta FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m), en original y copia, al (a la) Coordinador(a) para su revisión y conformación.

 

 

COORDINADOR(A)

6. Recibe y revisa la FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m), firma y sella en señal de conformidad, devuelve al (a la) funcionario(a) responsable y lo instruye para que proceda a la actualización de los registros del Almacén.

 

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

7. Recibe la FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m) debidamente conformada, procede:

- Da entrada a los bienes o materiales, los ordena físicamente.

- Efectúa la actualización de la “Tarjeta de Estante” FORMA: MCT-DMS-13-05/04 y actualiza electrónicamente el formulario “Registro Auxiliar de Existencias en Almacén” FORMA: MCT-DMS-15-05/04.

8. Distribuye la documentación de la manera siguiente:

- Original y duplicado de la FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m), al archivo de la Coordinación de Almacén y Correspondencia hasta la fecha de la elaboración de la cuenta mensual.

- En caso de tratarse de la recepción bienes muebles, remite copia de la FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m), a la Dirección de Administración y Servicios, para su posterior remisión a la Coordinación de Bienes, a los fines del registro correspondiente.

 

 

 

 

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