PROCEDIMIENTO

"INVENTARIO INICIAL DEL ALMACÉN DEL MINISTERIO"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

COORDINACIÓN DE ALMACÉN Y CORRESPONDENCIA

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

1. Realiza inventario físico de materias: clasifica, ordena, cuenta, mide y codifica los materiales inventariados.

2. Abre para cada tipo de material o artículo inventariado un formulario “Tarjeta de Estante” FORMA: MCT-DMS-13-05/04 y anota los datos de dichos materiales en la misma.

Registra en el espacio previsto de las referidas tarjetas, el valor unitario de cada uno de los artículos.

3. Coloca la FORMA: MCT-DMS-13-05/04 en el sitio donde se encuentren ubicados los materiales inventariados.

4. Procede al llenado del formulario “Inventario General del Almacén” FORMA: MCT-DMS-14-05/04 con base a los resultados arrojados por el inventario físico, determina los saldos por cantidades y valores. Lo presenta al (a la) Coordinador(a)  para su revisión.

 

 

COORDINADOR(A)

5. Recibe y revisa original de la FORMA: MCT-DMS-14-05/04:

- De no estar conforme, devuelve al (a la) funcionario(a) responsable la FORMA: MCT-DMS-14-05/04 con las indicaciones correspondientes.

- Si está conforme programa la fecha en que se levantará el “Acta de Inventario General del Almacén”, la cual notifica al (a la) Director(a) de Mantenimiento y Suministros y al (a la) Coordinador(a) de Bienes.

 

COORDINACIÓN DE BIENES

COORDINADOR(A)

6. Elabora para la fecha prevista, el “Acta de Inventario General del Almacén”, en original y dos copias, contentiva de la siguiente información:

- Número de Acta

- Ciudad, lugar y fecha y hora de inicio del acto

- Nombre de la dependencia que levanta el Acta

- Objeto

- Nombre y apellido de los asistentes

- Resultado final de Inventario Físico practicado

- Hora de clausura del acto

- Espacio destinado para la firma de los asistentes

7. Llegado el día de la realización del acto y efectuadas las verificaciones requeridas, presenta a los asistentes el “Acta de Inventario General del Almacén” para su firma, en original y dos copias, anexando la FORMA: MCT-DMS-14-05/04.

8. Aprobada el “Acta de Inventario General del Almacén” por los asistentes, es firmada en original y dos copias, y se procede a la distribución de la manera siguiente:

- Original de la FORMA: MCT-DMS-14-05/04 y del “Acta de Inventario General del Almacén” a la Dirección de Mantenimiento y Suministros.

- Duplicado de la FORMA: MCT-DMS-14-05/04 y del “Acta de Inventario General de Almacén” a la Dirección de Administración y Servicios, Coordinación de Bienes.

- Triplicado de la FORMA: MCT-DMS-14-05/04 y del “Acta de Inventario General del Almacén” para su archivo en el Área de Almacén, a los fines de su control.

 

 

 

 

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