"MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA"

 

NORMAS

DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA Y SU DESPACHO

  1. La correspondencia externa podrá originarse en cualquiera de las dependencias del Ministerio, debiéndose enviar por los canales regulares para su revisión, conformidad y firma del funcionario autorizado.

  2. La correspondencia externa deberá ser firmada por el funcionario autorizado, de conformidad con lo establecido en la correspondiente Resolución publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, mediante la cual se le autoriza o delega la firma de correspondencia.

  3. Toda correspondencia de carácter oficial emitida por las dependencias del Ministerio de Ciencia y Tecnología, que requiera ser remitida fuera de su sede, deberá enviarse a su destinatario por medio del Área de Correspondencia.

  4. El Área de Correspondencia será la responsable del envío de la correspondencia al interior y exterior del país, para lo cual hará uso de los servicios privados de encomiendas contratados por el Ministerio.

  5. La correspondencia externa debe ir en un sobre con membrete del Ministerio, debidamente rotulado con la dirección completa del destinatario, sello de la dependencia de origen, la cual se encargará de preparar el sobre con los correspondientes datos.

  6. El Área de Correspondencia no aceptará la correspondencia cuando el sobre o envoltura de ésta presente tachaduras o carezca de la necesaria pulcritud.

  7. La correspondencia identificada como confidencial, no será oficializada y la dependencia remitente deberá enviarla al Área de Correspondencia en sobre cerrado, el cual deberá estar rotulado y sellado como tal. La correspondencia personal y confidencial deberá entregarse al destinatario sin abrir.

  8. Toda correspondencia catalogada como urgente deberá recibir el mismo tratamiento que la ordinaria, pero dándole prioridad en su entrega. Esta correspondencia podrá enviarla el emisor directamente al destinatario utilizando el correo electrónico o el fax. No obstante, habiendo utilizado el medio anteriormente indicado, el original deberá enviarse al destinatario siguiendo el procedimiento establecido en el presente Manual.

  9. El Área de Correspondencia llevará un control a través del formulario “Control de Mensajería Externa” FORMA: MCT-DMS-08-05/04, de toda correspondencia u otros documentos de carácter oficial que le sean encomendados para su despacho, el cual será preparado por la dependencia emisora de la correspondencia de acuerdo a las instrucciones para llenar el mencionado formulario.

  10. El Área de Correspondencia es responsable del servicio de mensajería a través del cual se realizará el despacho de la correspondencia externa dos veces al día, uno en la mañana a las 8:30 a.m. y otro en la tarde a las 2:00 p.m. En tal sentido, las dependencias que requieran despachar correspondencia deberán entregarla a la citada Área, directamente o mediante el mensajero interno, a más tardar a las 11:30 a.m. para ser despachada en la tarde y antes de las 3.30 p.m. para enviarse el día siguiente en la mañana. Igual tratamiento operará para la correspondencia que deba despacharse por el servicio privado de encomiendas, el cual es utilizado para la correspondencia que se envía a Instituciones u Organismos adscritos que están ubicados fuera del casco central de Caracas, ejemplo: IDEA, FII, IVIC, etc., siempre y cuando el volumen de la misma lo justifique.

  1. Las dependencias del Ministerio deberán efectuar seguimiento a la correspondencia que han generado, desde su envío al Área de Correspondencia para su despacho hasta su recepción por el destinatario. Así mismo, si fuese el caso, deberán comunicar a la mencionada Área cualquier retraso o inconveniente, a fin de efectuar oportunamente las correcciones a que haya lugar.

 

 

 

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