"MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA"

 

NORMAS

DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA

  1. Para la tramitación de la correspondencia interna generada en cualquier dependencia del Ministerio con destino a otra de este organismo, se utilizarán de conformidad con lo establecido en el numeral de las presentes normas el Memorando, el Memorando-Circular y el Memograma.

  2. Dependencias de una misma Dirección General u Oficina y de un mismo nivel jerárquico, podrán cruzarse comunicaciones de carácter formal, cuidando siempre de enviar copia de la misma a la respectiva unidad jerárquica inmediata superior.

  3. Toda dependencia podrá cruzar comunicaciones de carácter formal con la unidad inmediata superior y las subalternas inmediatas. Dicha norma será aplicable para los cargos de Coordinadores.

  4. Toda correspondencia formal que conlleve toma de decisiones o trate de asuntos no rutinarios de la competencia de quien la emite, deberá ser firmada por el Jefe de la Dependencia.

  5. La firma de los Memorando-Circular se regirá por las siguientes normas:

  1. La secretaria o el (la) funcionario(a) que tenga a su cargo la codificación de la correspondencia, de acuerdo al (a la) funcionario(a) autorizado(a) para la firma, deberá llevar una numeración independiente para la correspondencia interna, o sea, para los Memorando, Memorando-Circular, Memogramas, debiendo codificarla conforme a lo establecido en el numeral 7 de las presentes Normas.

  2. La correspondencia interna no deberá ser numerada ni fechada antes de la firma del remitente, con el objeto de evitar algún desfase entre la fecha en que sea elaborada y la firma de la misma.

  3. Cada dependencia deberá llevar un control separado de la correspondencia recibida y de la enviada durante el año fiscal, para lo cual se utilizarán los formularios “Entrada de Correspondencia e Instrucción” FORMA: MCT-DMS-07-05/04 y “Relación de Correspondencia Enviada” FORMA: MCT-DMS-10-05/04.

  4. A fin de evitar el congestionamiento de los archivos de cada dependencia, el (la) funcionario(a) responsable del mismo conservará una copia de cada correspondencia enviada o recibida, tanto durante el año en curso como en el anterior, pasado dicho lapso la dependencia procederá a su desincorporación de conformidad con lo establecido en el “Manual de Normas y Procedimientos del Archivo Central”, que se autorice en el Ministerio de Ciencia y Tecnología.

 

 

 

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