"MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN"

 

NORMAS

DE LOS INVENTARIOS Y RENDICIÓN DE CUENTAS

  1. A los fines de mantener actualizados los inventarios, el Coordinador de Almacén y Correspondencia realizará verificaciones físicas periódicas, mediante las cuales constatará: la existencia de los materiales, si el estado de mantenimiento es el adecuado y si cumplen con las normas de administración y registro.

  2. Al concluir el ejercicio económico-financiero, la Coordinación de Almacén y Correspondencia deberá realizar el inventario final al 31 de diciembre, fecha de corte de cuenta a los efectos del inventario físico, el cual de manera obligatoria deberá practicarse en el Almacén.

  3. El inventario inicial del siguiente ejercicio económico financiero será el inventario final del ejercicio anterior.

  4. El Coordinador de Almacén y Correspondencia deberá rendir cuentas al finalizar el ejercicio económico-financiero, de conformidad con las normas siguientes:

En cuanto al Inventario Final: Deberá preparar el formulario "Inventario General de Almacén" FORMA: MCT-DMS-14-05/04, dentro de los treinta (30) días siguientes al cierre del ejercicio económico-financiero.

En cuanto a la Cuenta Anual: Esta cuenta deberá rendirse dentro de los treinta (30) días siguientes a la finalización del ejercicio económico-financiero respectivo, ante la Oficina de Auditoría Interna del Ministerio de Ciencia y Tecnología, y estará constituida por los siguientes documentos:

  1. "Relación por Conceptos del Movimiento Mensual de Materias" FORMA: MCT-DMS-16-05-04 y comprobantes justificativos de los movimientos ocurridos durante el mes, clasificados por los diferentes conceptos de entradas y de salidas de materias, formulario “Comprobante General de Movimiento de Materias” FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m). Estos comprobantes correspondientes a cada concepto y a cada Dirección se numerarán por mes y en forma consecutiva, a partir del número uno (1).

  2. Cuadro Resumen, en el cual se reflejará la información consolidada correspondiente al ejercicio económico financiero.

  1. Cuando haya cambio de Coordinador de Almacén y Correspondencia, deberá practicarse un inventario físico de materiales en depósito, cuyos resultados se presentarán en el formulario “Inventario General de Almacén” FORMA: MCT-DMS-14-05/04.

  2. Por razones justificadas podrán realizarse verificaciones con la continuidad y frecuencia que permitan la detección temprana de diferencias y de posibles problemas operativos en el control de los bienes y materiales, una vez finalizado el proceso de verificación el Coordinador de Almacén y Correspondencia elaborará un Acta en caso de que se detecten faltantes, a los fines de dejar constancia de tal situación. Dicha Acta deberá ser avalada por el Director de Mantenimiento y Suministros.

  3. Toda diferencia que surja del cotejo realizado en el proceso de verificación y control de bienes y materiales, deberá ser objeto de un inmediato análisis para determinar las causas que la originaron y poder aplicar las medidas que corresponden para efectuar los ajustes, de acuerdo a la normativa vigente y procedimientos establecidos.

  4. La Oficina de Auditoría Interna del Ministerio podrá efectuar el proceso de verificación de las existencias en el Almacén cuando lo juzgue conveniente.

 

 

 

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