"MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA"

 

NORMAS

DISPOSICIONES GENERALES

  1. A los efectos de las presentes Normas se establecen los siguientes términos:

CORRESPONDENCIA OFICIAL: Conjunto de documentos escritos como oficios, memorandos, circulares, memogramas, esquelas, Puntos de Cuenta, etc. de uso rutinario en el Ministerio de Ciencia y Tecnología, los cuales son utilizados como medios o vehículos en el intercambio de información entre dos o más funcionarios o dependencias de este Ministerio o entre este Ministerio y otros organismos de la Administración Pública o Privada.

CORRESPONDENCIA INTERNA: Conjunto de correspondencia o documentación emitida o recibida por una unidad organizativa del Ministerio de Ciencia y Tecnología con destino o procedencia de otra unidad dentro de la propia estructura del Ministerio o de su personal con indicación del cargo que tiene asignado en este organismo.

CORRESPONDENCIA EXTERNA: Conjunto de correspondencia o documentación emitida o recibida por una unidad organizativa del Ministerio de Ciencia y Tecnología con destino o procedencia de personas naturales o de entidades públicas o privadas.

CORRESPONDENCIA PERSONAL: Es la correspondencia dirigida a cualquier funcionario del Ministerio cuando sea enviada a su nombre, sin mención del cargo que desempeña. Igualmente, será considerada correspondencia personal cuando en el sobre que la contenga venga impresa de manera visible la palabra PARTICULAR o PERSONAL.

CORRESPONDENCIA CONFIDENCIAL: Es la correspondencia dirigida a una unidad organizativa del Ministerio de Ciencia y Tecnología o a su personal, sellada y/o lacrada que tenga impresa en el sobre la palabra CONFIDENCIAL.

CARTA: Comunicación escrita dirigida a personas o entidades públicas o privadas, cuando ésta tiene carácter oficial se denomina oficio.

OFICIO: Comunicación escrita externa, la cual se utiliza para exponer o dar cuenta de algún asunto de carácter oficial a otros organismos o instituciones públicas y privadas o a una persona natural o jurídica.

MEMORANDO: Comunicación escrita de carácter interno, dirigida por una unidad organizativa a otra contemplada dentro de la estructura organizativa del Ministerio de Ciencia y Tecnología, destinados a transmitir información, orientaciones, planteamientos, dar respuesta a las comunicaciones recibidas de las dependencias de este organismo y recordatorios que agilicen la gestión del Ministerio.

MEMORANDO–CIRCULAR: Comunicación escrita de carácter informativo utilizada para aquellas comunicaciones de igual texto o contenido, enviadas a diferentes destinatarios con la finalidad de notificarles o informarles de algo que es de interés general para el grupo de destinatarios a la cual va dirigida, podrán ser internas o externas y contendrán todos los elementos indicados para las comunicaciones ordinarias.

MEMOGRAMA: Comunicación interna breve, escrita con fines de información o para girar instrucciones informales de acción rápida.

PUNTO DE CUENTA: Comunicación escrita, mediante la cual un nivel jerárquico inferior expone a un nivel jerárquico superior un asunto que requiere de su conocimiento para su decisión y/o autorización, de acuerdo a las directrices y normativas al respecto aprobadas en el Ministerio de Ciencia y Tecnología.

ORDEN ADMINISTRATIVA: Comunicación escrita mediante la cual el (la) ciudadano (a) Ministro (a) imparte instrucciones sobre determinados asuntos de este Organismo, cuyo cumplimiento tiene carácter de obligatoriedad para las dependencias en ella indicadas.

DOCUMENTO: Término genérico utilizado para designar todo tipo de comunicación o comprobación escrita, relación, carta, informe o cualquier otro escrito que ilustre acerca de algún hecho.

  1. La correspondencia, tanto interna como externa, podrá originarse en cualquier dependencia del Ministerio de Ciencia y Tecnología, debiendo ser preparada en la hoja oficial que contiene el logotipo del Ministerio, en papel bond blanco, tamaño carta, con un mínimo de ejemplares: original y dos (2) copias, los cuales tendrán la siguiente distribución:

Se podrán generar copias adicionales cuando sea necesario hacer conocer la comunicación a más de una dependencia, procurando siempre que la cantidad de copias sean las estrictamente necesarias.

NOTA: Los oficios que serán firmados por el (la) Ministro(a) dirigidos a altos dignatarios deberán prepararse en la papelería especial destinada a tal fin, de acuerdo con las directrices estipuladas por la Dirección del Despacho.

  1. Para la elaboración de correspondencia cuyo contenido requiera la utilización de más de una página deberá tenerse en cuenta que el papel que se utilice sea de la misma calidad, color y tamaño de la primera hoja, y que las páginas siguientes lleven como referencia el código de la dependencia que emite la correspondencia y el número de correspondencia consecutivo, anteponiéndoles la letra: O si es continuación de un Oficio; M si se trata de un Memorando y MC si es un Memorando Circular, seguidamente se deberá colocar el número correspondiente a la página.

  2. Toda correspondencia, bien sea interna o externa al final de la hoja deberá tener las iniciales de la(s) personas que redactan el contenido y las de la persona que la transcribe. Todas las iniciales, a excepción las de la transcriptora, deben estar escritas con mayúscula al margen izquierdo, separadas por un guión y a continuación las de la persona que transcribe la comunicación dividida de las otras con el símbolo / .

  3. Tanto la correspondencia oficial interna (Memorando, Memorando-Circular, Memograma) como la externa (Oficio) remitida a otros organismos públicos o privados debe dirigirse al cargo que desempeña la persona a quien se plantea el asunto tratado en la comunicación, precedido del tratamiento respectivo, sin mención del nombre y apellido de la misma cuando no sea necesario.

  4. En cada Oficio o Memorando debe tratarse un solo asunto central y cuando la correspondencia que se emite sea contestando alguna comunicación recibida deberá hacerse referencia a la misma, indicándose el número, la fecha y el asunto correspondiente.

  5. Tanto la correspondencia interna como la externa debe ser codificada para su despacho. A tal fin, las dependencias del Ministerio de Ciencia y Tecnología tendrán asignado un código conformado por tres dígitos, al cual se agregará, separado del anterior por un guión, una numeración independiente para cada tipo de correspondencia, iniciándola con el número 0001 para cada año calendario y concluyéndola al finalizar el mismo. Cada dependencia deberá llevar su propia numeración acompañada de su respectivo código. En el caso de la correspondencia externa la numeración de despacho será colocada por el Área de Correspondencia.

 

 

 

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