MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

 

NORMAS

DISPOSICIONES GENERALES

  1. La Oficina de Apoyo Administrativo, a través de la Dirección de Administración y Servicios y de la Dirección de Mantenimiento y Suministros, son  las Dependencias responsables de los  procesos de contratación de servicios básicos y generales respectivamente, en el Ministerio de Ciencia y Tecnología.

En tal sentido, con base en la programación de requerimientos formulados por las diferentes dependencias y la definición de los servicios requeridos para el funcionamiento del Ministerio, al inicio del ejercicio presupuestario y posteriormente con la periodicidad que sea necesaria, deben elaborar la Programación de los Servicios

  1. Las solicitudes de contratación de servicios no incluidas en la Programación, originadas por contingencias o imprevistos,  deben ser justificadas por la respectiva dependencia en el documento  de solicitud,  para su análisis  por la Coordinación de Servicios y Adquisiciones de la Dirección de Mantenimiento y Suministros,  a los fines de su autorización por el nivel correspondiente.

  2. Las dependencias del Ministerio deben formular sus requerimientos ante la  Dirección de Mantenimiento y Suministros, a través del formulario “Solicitud de Servicio” FORMA: MCT-DMS-20-03/06(m), el cual debe ser autorizado por la máxima autoridad de la dependencia solicitante.

  3. Si por causa justificada alguna dependencia del Ministerio iniciara directamente un proceso de contratación de servicios no básicos, deberá cumplir con lo estipulado en el respectivo procedimiento, tomando en consideración que debe verificar la disponibilidad presupuestaria en la partida correspondiente al Proyecto a la cual se cargará el costo del servicio que se requiere, antes de someter la contratación del mismo  a la autorización del Ciudadano Ministro o Viceministro, mediante “Punto de Cuenta” FORMA: MCT-01-04/00 (A,B), de acuerdo  a lo establecido en el ESQUEMA DE AUTORIZACIÓN EN LAS ETAPAS DEL GASTO DEL MCT vigente. Igualmente, deben  realizarse los respectivos análisis de  los presupuestos, a fin de dar cumplimiento a los artículos 35, 38 y 39 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y a la normativa interna del MCT y se continuará la tramitación ante la Dirección de Mantenimiento y Suministros para la emisión de la respectiva  Orden de Servicios, siempre y cuando el gasto no esté causado.

  4. A los efectos de estandarizar en el Ministerio de Ciencia y Tecnología la terminología utilizada en cuanto a los servicios, se establecen  con carácter normativo los siguientes conceptos:

SERVICIOS BÁSICOS

Servicios que son imprescindibles para la Organización, tales como: agua, electricidad, teléfono, gas, aseo urbano, telecomunicaciones. Por las características de la prestación y del mercado, el proceso de selección del contratista se efectúa conforme a lo establecido en la Ley de Licitaciones vigente, en los casos que aplique. Su contratación implica pagos periódicos.   

SERVICIOS NO BÁSICOS

Servicios necesarios para el funcionamiento de la Organización, tales como: transporte, comedor, alquiler, mantenimiento de equipos, mantenimiento de muebles e inmuebles, etc. El proceso de selección del contratista, de acuerdo al monto de la contratación, se realiza conforme a lo establecido en la Ley de Licitaciones vigente. Su contratación puede implicar pagos únicos o periódicos.

 SERVICIOS QUE IMPLIQUEN UN PAGO ÚNICO

Servicios cuya prestación o ejecución en el tiempo es el relacionado con el corto plazo; la contraprestación o pago del servicio se efectúa por una sola vez, contra presentación de facturas e informes, si éste ha sido previamente convenido.

Para este tipo de servicios el documento de compromiso, independientemente del monto, es la ORDEN DE SERVICIO y ésta regula las condiciones de contratación, ejecución y entrega, por lo cual no requiere la elaboración de un contrato, donde se reflejen condiciones complementarias a las estipuladas en la Orden de  Servicio, salvo que sea de conveniencia para las partes.

SERVICIOS QUE IMPLIQUEN PAGO PERIÓDICO

Servicios cuya prestación o ejecución tiene como tiempo máximo de vigencia el Ejercicio Presupuestario y su contraprestación o pago se efectúa en forma periódica, contra presentación de facturas e informes, si éste ha sido previamente convenido en el contrato.

Para este tipo de servicio el documento para el compromiso es el Apartado Presupuestario y los términos de la contratación, ejecución y entrega están regulados por un contrato firmado entre las partes.

SERVICIOS QUE IMPLIQUEN PAGO PERIÓDICO

Servicios cuya prestación o ejecución tiene como tiempo máximo de vigencia el Ejercicio Presupuestario y su contraprestación o pago se efectúa en forma periódica, contra presentación de facturas e informes, si éste ha sido previamente convenido en el contrato.

Para este tipo de servicio el documento para el compromiso es el Apartado Presupuestario y los términos de la contratación, ejecución y entrega están regulados por un contrato firmado entre las partes.

  1. A los fines del presente Manual de Normas y Procedimientos se establecen, de conformidad con la Ley de Licitaciones vigente los términos siguientes:

CONTRATISTA: Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra, suministra bienes o presta un servicio no profesional ni laboral para alguno de los entes regidos por la Ley de Licitaciones vigente, en virtud de un contrato, sin que medie relación de dependencia.

CONTRATO: Es el instrumento jurídico que regula la ejecución de una obra, prestación de un servicio o suministro de bienes, incluidas las órdenes de compra y órdenes de servicios.

 ADJUDICACIÓN DIRECTA: Es el procedimiento excepcional de selección del contratista, en el que éste es seleccionado por el ente contratante, de conformidad con la Ley de Licitaciones y su Reglamento, vigentes.

 PRESUPUESTO BASE: Es una estimación de costos con base en las especificaciones técnicas para la prestación de servicios, la ejecución de obras y  la adquisición de bienes muebles.

  1. Para todos los casos de contrataciones que se correspondan con las excepciones previstas en los  artículos 3 y 4 de la Ley de Licitaciones vigente, se considerará la opinión de las correspondientes Unidades Técnicas del Ministerio a los efectos de la selección del contratista que prestará el servicio y el trámite administrativo en todas sus instancias estará a cargo de la Oficina de Apoyo Administrativo, a través de sus Direcciones de Mantenimiento y Suministros y de Administración y Servicios, conforme a lo establecido en las Normas y Procedimientos autorizados en el Ministerio.

  2. A los fines de la contratación de servicios especializados (Informática, Telecomunicaciones, Seguridad y otros) se considerará la opinión de las dependencias técnicas del Ministerio que tengan competencia en el área sujeta a contratación.

  3. Las personas naturales y jurídicas que oferten sus servicios al Ministerio deberán estar inscritas en el Registro Nacional de Contratistas y se exigirá la constancia correspondiente, salvo en las excepciones previstas en la Ley de Licitaciones (Título II, Capítulo III, artículo 36), o sea, cuando el monto de la oferta no sea superior a  quinientas Unidades Tributarias (500 U.T.) en el caso de la adquisición de bienes o contrataciones de servicios, o a mil quinientas Unidades Tributarias (1.500 U.T.) cuando se trate de construcción de obras.

  1. Cuando el servicio a contratar requiera de la suscripción de un contrato, corresponderá a la Consultoría Jurídica del Ministerio la redacción del mismo.

 

 

 

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