"MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS EN EL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA CIENCIA Y TECNOLOGÍA Y EN SUS ENTES ADSCRITOS"

 

NORMAS

DISPOSICIONES GENERALES

 

  1. A los efectos del presente Manual se incluyen los siguientes términos:

AUDITOR ACTUANTE: Es el (la) funcionario(a) de la Oficina de Auditoría Interna, responsable de la ejecución de la auditoría, la elaboración del respectivo informe contentivo de las conclusiones y recomendaciones, basadas en las evidencias y hallazgos encontrados durante el desarrollo de la misma.

AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO:  Es un instrumento metodológico que tiene por objeto determinar si el Ministerio o ente objeto de la Auditoría ha cumplido con las políticas, procedimientos, leyes, reglamentos o contratos específicos que afectan a las operaciones o a los informes a los cuales se les practica la Auditoría.

AUDITORÍA DE GESTIÓN:  Es un examen de la gestión administrativa, los recursos empleados y las metas alcanzadas, siendo uno de los objetivos primordiales medir el grado en que se han cumplido los objetivos planificados, así como la eficiencia, efectividad y economía en el uso de los recursos.

AUDITORÍA INTERNA: Es una actividad de evaluación establecida dentro de un organismo. Sus funciones incluyen, entre otras cosas, realizar un examen objetivo, sistemático, profesional y posterior de las operaciones financieras, administrativas y técnicas efectuadas con el propósito de verificar la adecuación y efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno.

CÉDULAS SUMARIAS: Son hojas de resumen que comprenden los saldos al cierre del año anterior y los del año actual, en las cuentas del Balance General y del Estado de Ganancias y Pérdidas.

COMPROBACIÓN INTERNA: Consiste en la disposición de los controles de las transacciones, de tal manera que asegure una organización y un funcionamiento efectivo, además de ofrecer protección contra fraudes y errores.

CONTROL EXTERNO: Aquél distinto e independiente de la administración activa, que con la finalidad de promover mayor economía, eficacia, eficiencia y sujeción al ordenamiento jurídico de la actuación de dicha administración, está facultado para ejercer sobre la misma funciones de control posterior, en los aspectos administrativos, financieros, económicos, de gestión y cualquier otro contemplado en el ordenamiento jurídico y para adelantar los procedimientos relacionados con la determinación de las responsabilidades a que haya lugar, de conformidad con lo dispuesto en dicho ordenamiento (según las Normas para el Funcionamiento Coordinado de los Sistemas de Control Externo e Interno).

CONTROL INTERNO:  Comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el organismo para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la máxima autoridad del Organismo.

CONTROL PREVIO: comprende los procedimientos operativos y administrativos incorporados en el plan de organización, en los reglamentos y manuales de cada ente u organismo que deben ser aplicados por los administradores, antes de la adquisición de bienes y servicios y a la celebración de otros contratos que impliquen compromisos financieros para la República, con el fin de verificar el cumplimiento de las normas que regulan tales actos, los hechos que los respaldan, la conveniencia y oportunidad de su ejecución.

COORDINADOR DE AUDITORÍA: Es el (la) funcionario(a) responsable, bajo la dirección del (de la) Auditor(a) Interno(a), de la coordinación, la calidad general y la eficiencia del trabajo de Auditoría, lo cual implica el apoyo en la fase de planeación del trabajo y durante y después de que ha concluido la misma.

EVIDENCIAS DE AUDITORÍA: Son las informaciones obtenidas por el auditor para llegar a las conclusiones sobre las que se basa la opinión de la Auditoría. Comprende los documentos, fuentes y registros contables subyacentes a los estados financieros e información corroborativa de otras fuentes.

INFORME: Es el documento que representa la síntesis de la labor desarrollada por el Auditor y que se emite al concluir las tareas de auditoría.

INSPECCIÓN: Consiste en examinar registros, documentos o activos tangibles, lo cual proporciona evidencia de auditoría de grados variables de confiabilidad dependiendo de su naturaleza y fuente, y de la efectividad de los controles internos sobre su procesamiento.

ÓRGANOS DE CONTROL INTERNO: Aquél que tiene una función específica y principal de control en el ámbito de cada organismo o entidad, entendida ésta como función diferenciada de la que corresponde a los órganos activos de la administración, con competencia para verificar la conformidad de la actuación de estos últimos con la normativa que les sea aplicable; ejercer sobre ellos funciones de control posterior; abrir y sustanciar las averiguaciones administrativas que deban tramitarse en el respectivo organismo o entidad; y para evaluar el sistema de control interno de los mismos, con la finalidad de proponer a sus máximas autoridades las recomendaciones dirigidas a mejorarlo y aumentar la efectividad y eficiencia de la gestión administrativa (según las Normas para el Funcionamiento Coordinado de los Sistemas de Control Externo e Interno).

PAPELES DE TRABAJO: Se refiere al material mediante el cual se documenta una auditoría. Contienen la descripción de aspectos relevantes relacionados con el ente, su objeto, estructura, actividad y sus resultados, así como la descripción del trabajo de auditoría efectuado, precisando las conclusiones obtenidas en cada etapa y en los procedimientos utilizados.

PLANIFICACIÓN: Consiste en desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperados de la auditoría. La planificación ayuda a garantizar que se preste la atención adecuada a las áreas importantes de la auditoría, que los problemas potenciales sean identificados y que el trabajo sea completado de forma expedita.

PROGRAMA DE AUDITORÍA: Es un documento que engloba un conjunto de instrucciones que le permiten a los auditores, involucrados en la auditoría, llevar el control y registro apropiado de la ejecución del trabajo. Los programas de auditoría  no son taxativos, ni limitativos, ni rígidos en su totalidad. A juicio del Auditor, se podrán emprender otras acciones no contempladas en los mismos, tendentes a lograr el objetivo general de la Auditoría.

RESPONSABILIDAD: Es la obligación que tienen los (las) funcionarios(as) ante sus propias acciones, las cuales deben ser transparentes, sujetas a las leyes, sus reglamentos, las Normas y Procedimientos de Auditoría y al juicio prudente.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Son todas las políticas y procedimientos (controles internos) adoptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de sus objetivos, incluyendo la adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraudes y error, la precisión e integridad de los registros contables y la oportuna preparación de información financiera confiable.

  1. De conformidad con el artículo 40  de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, la Oficina de Auditoría Interna del Ministerio del Poder Popular para Ciencia y Tecnología deberá evaluar el Sistema de Control Interno de este Ministerio, de sus órganos desconcentrados y de los entes adscritos carentes de unidad de Auditoría Interna, debidamente autorizados para ello por la Contraloría General de la República, incluyendo el grado de operatividad y eficacia de los sistemas de administración y de información gerencial, así como el examen de los registros y estados financieros, con el objeto de determinar su pertinencia y confiabilidad, y la evaluación de la eficiencia, eficacia y economía en el marco de las operaciones realizadas.

  2. Corresponde a la Oficina de Auditoría Interna, en el ámbito de sus competencias, realizar auditorías, inspecciones, fiscalizaciones, exámenes, estudios, análisis e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza tanto en el Ministerio, como en sus órganos desconcentrados y entes adscritos carentes de unidad de Auditoría Interna, debidamente autorizados para ello por la Contraloría General de la República, a los fines de verificar la legalidad, exactitud, sinceridad y corrección de sus operaciones, así como para evaluar el cumplimiento y los resultados de los planes y las acciones administrativas, la eficacia, eficiencia, economía, calidad e impacto de su gestión, de conformidad con lo establecido en el artículo 41 de la citada Ley.

  3. De conformidad con el Reglamento sobre la Organización y Funcionamiento de la Oficina de Auditoría Interna del Ministerio de Ciencia y Tecnología, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 37.851, del 06 de enero de 2004, corresponde a la Oficina de Auditoría Interna, como función específica y principal, el examen posterior, objetivo, sistemático y profesional de las actividades financieras, administrativas y técnicas del Ministerio del Poder Popular para Ciencia y Tecnología, de sus órganos desconcentrados y de los entes adscritos carentes de unidad de Auditoría Interna, debidamente autorizados para ello por la Contraloría General de la República. Sus funciones, personal y actividades estarán desvinculadas de las operaciones sujetas a su vigilancia.

 

 

 

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