"MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS DE BIENES MUEBLES Y MATERIALES"

 

III. NORMAS

 

DE LA ORDEN DE COMPRA

  1. Se entiende por ORDEN DE COMPRA el instrumento jurídico mediante el cual se formaliza la relación o el compromiso entre el Ministerio del Poder Popular para Ciencia y Tecnología y el contratista; de manera que, por una parte, el Ministerio garantiza el cumplimiento de los trámites administrativos y presupuestarios, y por la otra el contratista se compromete a entregar en el plazo acordado el material o el bien solicitado, en las condiciones y características allí definidas.

  2. La ORDEN DE COMPRA solo tendrá validez si cuenta con  la firma del funcionario autorizado para comprometer al  Ministerio del Poder Popular para Ciencia y Tecnología, de acuerdo a los niveles de autorización del gasto de este órgano, y con la del contratista o proveedor de los bienes muebles o materiales.

  3. La Coordinación de Servicios y Adquisiciones adscrita a la Dirección de Mantenimiento y Suministros, es la dependencia responsable de preparar los formularios “Orden de Compra” FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m)  y “Modificación o Anulación de la Orden de Compra” FORMA: MCT-DMS-04-10/07 (m).  

  4. Las adquisiciones que se realicen conforme a las  “Normas para la Constitución, Manejo y Finiquito de Fondos de Caja Chica” no requerirán de “Orden de Compra”.

  5. La Orden de Compra deberá elaborarse sin tachaduras ni enmiendas que pudieran generar dudas respecto a su legitimidad y contenido. En caso de errores insalvables en la transcripción de los datos deberá anularse y registrarse con la indicación “ANULADO” y archivarse para controles posteriores.

  6. Toda Orden de Compra que se emita deberá describir detalladamente el bien u objeto de la compra, costos unitarios, costo total, condiciones de pago y entrega.

  7. La Coordinación de Servicios y Adquisiciones, en el marco del sistema de control interno,  deberá llevar una relación  de las Ordenes de Compra emitidas y realizará el seguimiento respectivo a fin de que  se cumplan las condiciones establecidas en la misma y los plazos de entrega. Dicha relación  deberá contener como mínimo la siguiente información: Número correlativo de la Orden de Compra, fecha de emisión, concepto, contratista, monto y los datos referentes a la  anulación o modificación de ser el caso.

  8. Toda Orden de Compra expedida deberá ser retirada por el contratista o en su defecto por una persona debidamente autorizada por escrito. Dicha autorización deberá reposar en el expediente de la compra.

  9. Cuando existan casos debidamente justificados se realizarán las modificaciones del monto original de la Orden de Compra, mediante la elaboración del formulario “Modificación o Anulación de la Orden de Compra” FORMA: MCT-DMS-04-10/07 (m), e igualmente  se procederá  en caso de incumplimiento por parte del contratista que amerite la anulación de la tramitación.

 

 

 

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