PROCEDIMIENTO

"RECEPCIÓN DE COMPRAS"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

COORDINACIÓN DE SERVICIOS Y ADQUISICIONES

 

ÁREA DE PROCESAMIENTO

1. Remite a la Coordinación de Almacén y Correspondencia  fotocopia  de la “Orden de Compra FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m).

 

COORDINACIÓN DE ALMACÉN Y CORRESPONDENCIA

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

2. Recibe la copia de la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m) y  la coloca en estado pendiente.

3. Previo a la fecha de entrega de la mercancía indicada en la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m), notifica a la dependencia solicitante, para la realización del control perceptivo conforme a las normas establecidas.

 

EN EL ÁREA DE RECEPCIÓN DE MATERIALES DE ALMACÉN

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

4. Recibe del proveedor la mercancía junto con la respectiva factura y nota de entrega, en original y dos (2) copias y original de la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m).

5. Estando presentes el funcionario del Área de Almacén, el funcionario designado por la Coordinación de Servicios y Adquisiciones, y el designado por la dependencia solicitante, de ser el caso, procede a realizar el control perceptivo a la mercancía adquirida de la manera siguiente:

  • Comparan y verifican que las características y cantidades de la mercancía sean similares a las establecidas en la factura, nota de entrega y Orden de Compra.

  • Que estén en perfectas condiciones y de acuerdo a las especificaciones o las muestras si las hay.

PEDIDO NO CONFORME

6. Regresa el pedido al proveedor y le notifica las observaciones o diferencias encontradas en la mercancía recibida, dejando constancia de las observaciones hechas al respecto en la factura y en la nota de entrega. Igualmente, debe procederse en caso que exista alguna observación parcial.

PEDIDO CONFORME

7.      Firma y fechan la factura y/o nota de entrega en señal de aceptación y  devuelve al proveedor copia de la factura o nota de entrega debidamente firmada y sellada, así como el original de la Orden de Compra FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m). Procede a dar entrada a la mercancía en el Área de Almacén destinada.

8. Levanta el informe de recepción de la mercancía en el formulario “Control Perceptivo de Compras” FORMA: MCT-DMS-05-06/07 (A,B) (m), en original y dos copias, el cual firma y sellan los funcionarios del control perceptivo. En caso de tratarse de bienes nacionales interviene la Coordinación de Bienes a efectos del registro e identificación de los bienes para su inventario.

9. Registra la entrada o incorporación de la mercancía en el formulario “Comprobante  General de Movimiento de Materias" FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m), en original y copia.

10. Entrega la FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m) al (a la) Coordinador(a) de Almacén y Correspondencia anexando la copia de la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m), original de la FORMA: MCT-DMS-05-06/07 (m), copia de la factura y de la nota de entrega.

11. Realiza la actualización del inventario permanente del Almacén, una vez entregado el bien o los materiales a la Dependencia Solicitante

 

 

COORDINADOR(A)

12. Recibe la documentación citada en el paso 10, revisa, firma las FORMA: MCT-DMS-05-06/07 (A,B) (m) y MCT-DMS-12-02/05 (m) en señal de recibido y devuelve al (a la) funcionario(a) responsable.

13. Instruye la entrega del duplicado y triplicado de la FORMA: MCT-DMS-05-06/07 (A,B) (m) a la Coordinación de Servicios y Adquisiciones, junto con el original de la factura y de la nota de entrega.

 

 

FUNCIONARIO(A)  RESPONSABLE

14. Recibe y archiva la copia de la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m), original de la FORMA: MCT-DMS-05-06/07 (A,B) (m) , copia de la factura y de la nota de entrega.

15. Ordena los materiales en los respectivos estantes y procede de acuerdo a lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos del Almacén.

 

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

COORDINACIÓN DE SERVICIOS Y ADQUISICIONES

 

 

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

14.A Recibe el duplicado y triplicado de la FORMA: MCT-DMS-05-06/07 (A,B) (m),  el original de la factura y la nota de entrega, ubica el expediente del contratista procediendo a su actualización, para lo cual le incorpora el original de la factura y nota de entrega junto con la FORMA: MCT-DMS-05-06/07 (A,B) (m), lo coloca en estado “efectivo” y procede de acuerdo a lo establecido en el “Manual de Normas y Procedimientos para la Cancelación de Pagos de Compromisos Válidamente Adquiridos”.

 

 

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

COORDINACIÓN DE SERVICIOS Y ADQUISICIONES

 

ÁREA DE PROCESAMIENTO

1. Remite a la Coordinación de Almacén y Correspondencia  fotocopia  de la “Orden de Compra FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m).

 

COORDINACIÓN DE ALMACÉN Y CORRESPONDENCIA

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

2. Recibe la copia de la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m) y  la coloca en estado pendiente.

3. Previo a la fecha de entrega de la mercancía indicada en la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m), notifica a la dependencia solicitante, para la realización del control perceptivo conforme a las normas establecidas.

 

EN EL ÁREA DE RECEPCIÓN DE MATERIALES DE ALMACÉN

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

4. Recibe del proveedor la mercancía junto con la respectiva factura y nota de entrega, en original y dos (2) copias y original de la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m).

5. Estando presentes el funcionario del Área de Almacén, el funcionario designado por la Coordinación de Servicios y Adquisiciones, y el designado por la dependencia solicitante, de ser el caso, procede a realizar el control perceptivo a la mercancía adquirida de la manera siguiente:

  • Comparan y verifican que las características y cantidades de la mercancía sean similares a las establecidas en la factura, nota de entrega y Orden de Compra.

  • Que estén en perfectas condiciones y de acuerdo a las especificaciones o las muestras si las hay.

PEDIDO NO CONFORME

6. Regresa el pedido al proveedor y le notifica las observaciones o diferencias encontradas en la mercancía recibida, dejando constancia de las observaciones hechas al respecto en la factura y en la nota de entrega. Igualmente, debe procederse en caso que exista alguna observación parcial.

PEDIDO CONFORME

7.      Firma y fechan la factura y/o nota de entrega en señal de aceptación y  devuelve al proveedor copia de la factura o nota de entrega debidamente firmada y sellada, así como el original de la Orden de Compra FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m). Procede a dar entrada a la mercancía en el Área de Almacén destinada.

8. Levanta el informe de recepción de la mercancía en el formulario “Control Perceptivo de Compras” FORMA: MCT-DMS-05-06/07 (A,B) (m), en original y dos copias, el cual firma y sellan los funcionarios del control perceptivo. En caso de tratarse de bienes nacionales interviene la Coordinación de Bienes a efectos del registro e identificación de los bienes para su inventario.

9. Registra la entrada o incorporación de la mercancía en el formulario “Comprobante  General de Movimiento de Materias" FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m), en original y copia.

10. Entrega la FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m) al (a la) Coordinador(a) de Almacén y Correspondencia anexando la copia de la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m), original de la FORMA: MCT-DMS-05-06/07 (m), copia de la factura y de la nota de entrega.

11. Realiza la actualización del inventario permanente del Almacén, una vez entregado el bien o los materiales a la Dependencia Solicitante

 

 

COORDINADOR(A)

12. Recibe la documentación citada en el paso 10, revisa, firma las FORMA: MCT-DMS-05-06/07 (A,B) (m) y MCT-DMS-12-02/05 (m) en señal de recibido y devuelve al (a la) funcionario(a) responsable.

13. Instruye la entrega del duplicado y triplicado de la FORMA: MCT-DMS-05-06/07 (A,B) (m) a la Coordinación de Servicios y Adquisiciones, junto con el original de la factura y de la nota de entrega.

 

 

FUNCIONARIO(A)  RESPONSABLE

14. Recibe y archiva la copia de la FORMA: MCT-DMS-03-10/07 (A,B) (m), original de la FORMA: MCT-DMS-05-06/07 (A,B) (m) , copia de la factura y de la nota de entrega.

 

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

COORDINACIÓN DE SERVICIOS Y ADQUISICIONES

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

14.A Recibe el duplicado y triplicado de la FORMA: MCT-DMS-05-06/07 (A,B) (m),  el original de la factura y la nota de entrega, ubica el expediente del contratista procediendo a su actualización, para lo cual le incorpora el original de la factura y nota de entrega junto con la FORMA: MCT-DMS-05-06/07 (A,B) (m), lo coloca en estado “efectivo” y procede de acuerdo a lo establecido en el “Manual de Normas y Procedimientos para la Cancelación de Pagos de Compromisos Válidamente Adquiridos”.

 

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

COORDINACIÓN DE ALMACÉN Y CORRESPONDENCIA

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

15. Ordena los materiales en los respectivos estantes y procede de acuerdo a lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos del Almacén.

 

 

 

 

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