PROCEDIMIENTO

"RECEPCIÓN DE MATERIALES EN EL ALMACÉN POR CONCEPTO DE COMPRAS"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

COORDINACIÓN DE SERVICIOS Y ADQUISICIONES

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

1. Remite a la Coordinación de Almacén y Correspondencia el triplicado del formulario “Orden de Compra” FORMA: MCT-DMS-03-10/04 (A,B) (m).

 

COORDINACIÓN DE ALMACÉN Y CORRESPONDENCIA

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

2. Recibe triplicado de la FORMA: MCT-DMS-03-10/04 (A,B) (m), la coloca en estado pendiente.

3. Antes de la fecha de entrega de los materiales señalada en la FORMA: MCT-DMS-03-10/04 (A,B) (m), notifica a la dependencia solicitante, para la realización del control perceptivo conforme a las normas establecidas.

 

 

EN EL ÁREA DE RECEPCIÓN DE MATERIALES DEL ALMACÉN

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

4. Recibe del proveedor los materiales junto con la respectiva factura y nota de entrega, en original y dos (2) copias y original de la FORMA: MCT-DMS-03-10/04 (A,B) (m).

5. Estando presentes el funcionario del Área de Almacén, el funcionario designado por la Coordinación de Servicios y Adquisiciones y el designado por la dependencia solicitante, de ser el caso, proceden a aplicar el control perceptivo a los materiales de la manera siguiente:

- Comparan y verifican que las características y cantidades de los materiales sean iguales a los especificados en la factura y en la nota de entrega.

- Que estén en perfectas condiciones y de acuerdo con las especificaciones o las muestras si las hay.

- Pedido no conforme: Regresa el pedido al proveedor y le notifica las observaciones o diferencias encontradas en el (los) material(es) recibido(s), dejando constancia de tales observaciones en la factura y en la nota de entrega. Igualmente, debe procederse en caso de que exista alguna observación parcial.

- Pedido conforme: firman y fechan la factura y/o nota de entrega en señal de aceptación, da entrada a los materiales en el espacio físico del Área del Almacén destinada para ello, y devuelve al proveedor copia de la factura o nota de entrega debidamente firmada y sellada, así como la Orden de Compra.

6. Levanta el informe de recepción de los materiales en el formulario “Control Perceptivo de Compras” FORMA: MCT-DMS-05-04/05 (m), en original y dos copias, el cual firman y sellan los funcionarios responsables del control perceptivo.

Entrega duplicado y triplicado de la FORMA: MCT-DMS-05-04/05 (m) a la Coordinación de Servicios y Adquisiciones, junto con el original de la factura y de la nota de entrega.

(va al 6.A)

 

7. Registra la entrada o incorporación de los materiales en el formulario “Comprobante General de Movimiento de Materias” FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m), en original y copia y entrega al (a la) Coordinador(a) de Almacén y Correspondencia anexando triplicado de la FORMA: MCT-DMS-03-10/04 (A,B) (m), original de la FORMA: MCT-DMS-05-04/05 (m), una copia de la factura y de la nota de entrega.

 

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

6.A. Recibe duplicado y triplicado de la FORMA: MCT-DMS-05-04/05 (m), junto con el original de la factura y de la nota de entrega y procede de acuerdo a lo establecido en el procedimiento “Recepción de Compras”, contenido en el “Manual de Normas y Procedimientos para Compras”.

 

 

COORDINADOR(A)

8. Recibe, revisa y FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m), triplicado de la FORMA: MCT-DMS-03-10/04 (A,B) (m), original de la FORMA: MCT-DMS-05-04/05 (m), copia de la factura y de la nota de entrega.

9. Firma en señal de conformidad la FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m) y devuelve junto con toda la documentación anexa, al (a la) funcionario(a) responsable.

 

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

10. Recibe y archiva triplicado de la FORMA: MCT-DMS-03-10/04 (A,B) (m), original de la FORMA: MCT-DMS-05-04/05 (m), copia de la factura y de la nota de entrega.

11. Ordena los materiales en los respectivos estantes, registra los datos de la entrada de materiales en el formulario “Tarjeta de Estante” FORMA: MCT-DMS-13-05/04 y actualiza los datos en el formulario “Registro Auxiliar de Existencias en Almacén” FORMA: MCT-DMS-15-05/04.

Archiva temporalmente original y copia de la FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m) hasta la fecha de la elaboración de la cuenta mensual.

 

 

 

 

Procedimientos     Normas      Autorización     Manuales - Guías del Área     

Página Principal               

 

Converted from CHM to HTML with chm2web Pro 2.75 (unicode)