PROCEDIMIENTO

"RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

COORDINACIÓN DE ALMACÉN Y CORRESPONDENCIA

ÁREA DE CORRESPONDENCIA

 

FUNCIONARIO RESPONSABLE

1. Recibe la correspondencia o paquetes externos y procede de la manera siguiente:

  • Revisa que el destinatario de la correspondencia sea el Ministerio, alguna de sus dependencias o que vaya dirigida a su personal. En caso de ser correspondencia personal o confidencial la separa para entregarla sin abrirla.

  • Abre los sobres de la correspondencia oficial y comprueba que venga de acuerdo a lo estipulado en el libro de entrega o en el acuse de recibo presentado por el mensajero externo y que los anexos especificados en la comunicación estén presentes.

  • De estar todo conforme,  firma y estampa sello fechador en el libro o en el acuse de recibo. En caso de cualquier error u omisión deja constancia en éstos y los devuelve al mensajero.

2. Clasifica la correspondencia por dependencia de destino y prepara, en original y copia, el  formulario “Distribución y Seguimiento de la Correspondencia”  FORMA: MCT-DMS-09-05/04, anotando en el mismo los datos de la correspondencia por fecha  y orden de llegada.

3. Entrega al Mensajero Interno la correspondencia a distribuir y le presenta  la FORMA: MCT-DMS-09-05/04, en original y copia, para su firma en el campo correspondiente como constancia de la entrega.  

4. Archiva  temporalmente original de FORMA: MCT-DMS-09-05/04  y entrega la copia de la  misma al Mensajero junto con la correspondencia a distribuir.

 

 

MENSAJERO INTERNO

5. Recibe la correspondencia  y copia de la FORMA: MCT-DMS-09-05/04,  la incluye en la carpeta destinada a tal fin, registra la recepción en su libro de control y procede a su entrega en la dependencia de destino.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DEPENDENCIA DE DESTINO

 

SECRETARIA O FUNCIONARIO RESPONSABLE

6. Recibe original de la correspondencia,  comprueba que la misma esté conforme y que los anexos indicados se adjunten a la misma de ser el caso.

7. Firma y estampa sello fechador en el original de la correspondencia y firma copia de la FORMA: MCT-DMS-09-05/04 en señal de recepción.

Devuelve la copia de la FORMA: MCT-DMS-09-05/04 al Mensajero Interno una vez haya registrado cualquier error u omisión por parte del remitente, de ser el caso.

8. Registra la correspondencia en el formulario “Entrada de Correspondencia e Instrucción” FORMA: MCT-DMS-07-05/04 y la entrega al Jefe de la dependencia para que imparta sus instrucciones en  relación a la misma.

 

 

MENSAJERO INTERNO

9. Recibe la copia de la FORMA: MCT-DMS-09-05/04  firmada y sellada en señal de recepción  y procede a su entrega al Área de Correspondencia.

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

COORDINACIÓN DE ALMACÉN Y CORRESPONDENCIA

ÁREA DE CORRESPONDENCIA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

10. Recibe la copia de  la FORMA: MCT-DMS-09-05/04  firmada  y sellada por la dependencia de destino,  verifica si fue correcta la entrega y archiva sustituyendo la copia archivada temporalmente en el paso 4.

 

 

 

 

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