PROCEDIMIENTO

"RECUPERACIÓN DE ANTICIPOS CONTRACTUALES NO AMORTIZADOS"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO   

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO

FUNCIONARIO

RESPONSABLE

1. Efectúa la supervisión del contrato y si determina incumplimiento de parte del contratista solicita, a través de memorando, asesoría legal a la Consultoría Jurídica a los fines de la preparación en original y tres (3) copias, INFORME DE  SITUACIÓN DEL CONTRATO y lo presenta a la máxima autoridad de la Dependencia para su consideración y autorización del inicio de los trámites administrativos y legales a que hubiere lugar.

2. Conformado el INFORME  por la  máxima autoridad  de la Dependencia se distribuye de la forma siguiente:

  • Dirección de Administración y Servicios: Original y dos (2) copias

  • Archivo de la Dependencia a los fines del control interno: Copia

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

 

 

DIRECTOR

3. Recibe  original y dos (2) copias del INFORME TÉCNICO, revisa e instruye a la Coordinación de Contabilidad la preparación del INFORME FINANCIERO O ESTADO DE CUENTA de la contratación y la información sobre el ESTADO de vigencia de la FIANZA.

 

COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD

COORDINADOR

4. Con base en las instrucciones recibidas obtiene del archivo el expediente original de la contratación y prepara, en original y dos (2) copias, el INFORME FINANCIERO de la contratación y ESTADO de la FIANZA, el cual presenta al Director de Administración y Servicios.

 

 

DIRECTOR

5. Recibe INFORME FINANCIERO del contrato y ESTADO de la FIANZA, revisa y remite mediante memorando a la Consultoría Jurídica, solicitando  las acciones pertinentes.

Distribuye la documentación de la forma siguiente:

A. Consultoría Jurídica

Originales: Informe Técnico y Financiero de la Contratación y Estado de la Fianza

 

B. Oficina de Auditoría Interna

 

Copia de c/u

C. Expediente original que reposa en la Coordinación de Contabilidad

Copia de c/u

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

CONSULTORÍA JURÍDICA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

6.A Recibe Memorando e INFORMES anexos y procede a:

  • Analizar el expediente y determinar el grado de incumplimiento del contrato

  • Verificar el lapso de vigencia de la fianza

  • Notificar a la Empresa fiadora la situación de incumplimiento del contrato

  • Definir las sanciones que aplican.

(Ir al paso 7)

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

6.B Recibe copia del memorando y de los INFORMES TÉCNICO Y FINANCIERO y procede al análisis de los mismos y a realizar de acuerdo al caso las acciones o averiguaciones correspondientes y acciones subsiguientes.

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD

FUNCIONARIO RESPONSABLE

6.C Recibe copia de los INFORMES TÉCNICO y FINANCIERO de la contratación y ESTADO de la FIANZA y archiva temporalmente en el expediente original de la contratación hasta recibir los documentos originales.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

CONSULTORÍA JURÍDICA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

7. Realiza citación al contratista a efectos de su comparecencia ante la Consultoría Jurídica a objeto de aclarar el estado de incumplimiento.

8. Una vez cumplido el proceso de citación  al contratista  y comprobado el incumplimiento del contrato por parte del mismo, prepara Punto de Cuenta FORMA: MCT-01-04/00, para formalizar la resolución del contrato,  y  presenta al Ministro o Funcionario a quien haya delegado tal responsabilidad, le anexa Informes de soporte.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DESPACHO DEL MINISTRO O FUNCIONARIO DELEGADO

MINISTRO O FUNCIONARIO DELEGADO

9. Recibe Punto de Cuenta e INFORMES de soporte, de estar conforme firma el Punto de Cuenta.

Devuelve la documentación a la Consultoría Jurídica.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

CONSULTORÍA JURÍDICA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

10. Recibe Punto de Cuenta firmado por el Ministro o Funcionario Delegado e INFORMES de soporte y procede a notificar al contratista la decisión de rescindir el contrato, de conformidad con los Artículos 73, 75 y 76 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.

11. Actualiza su expediente y distribuye la documentación de la forma siguiente:

A. Dirección de Administración y Servicios

Original y copia del Punto de Cuenta con los originales de los Informes Técnico, Financiero

(Ir al paso 12.A)

 

B. Oficina de Auditoría Interna

Copia del Punto de Cuenta

(Ir al paso 12.B)

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

DIRECTOR

12.A Recibe original y copia del Punto de Cuenta de rescisión del contrato y originales de INFORMES de soporte, revisa e instruye la distribución de la documentación de la forma siguiente:

A. Coordinación de Contabilidad

Original del Punto de Cuenta y documentos de soporte.

(Ir al paso 13.A)

 

B. Coordinación de Tesorería

 

 

Copia del Punto de Cuenta a los fines de la expedición de la Planilla de Liquidación FORMA: MCT-DAS-23-08/00.

(Ir al paso 13.B)

 

C. Coordinador de Apoyo Administrativo

Copia del Punto de Cuenta a los fines de notificar al Contratista una vez elaborada la Planilla  de Liquidación por la Coordinación  de Tesorería.

 

COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD

COORDINADOR

13.A Recibe documentos originales de la rescisión del contrato y actualiza el expediente original del contrato a los fines del control interno y respaldo de las operaciones financieras del Organismo.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

12.B Recibe copia del Punto de Cuenta de rescisión  del contrato, actualiza su expediente y realiza seguimiento al proceso de notificación al contratista y recuperación del monto del anticipo no amortizado.

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

COORDINACIÓN DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

 

FUNCIONARIO RESPONSABLE

13.B Recibe copia del Punto de Cuenta aprobado para la rescisión del contrato y procede a preparar la Planilla de Liquidación FORMA: MCT-DAS-23-08/00, en original y cinco (5) copias y la presenta para la firma del Director de Administración y Servicios.

 

 

DIRECTOR

14. Recibe FORMA: MCT-DAS-23-08/00 revisa y de estar conforme firma la FORMA: MCT-DAS-23-08/00, el oficio, instruye la colocación del sello de Dirección y devolución a la Coordinación de Tesorería.

 

COORDINACIÓN DE TESORERÍA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

15. Recibe la FORMA: MCT-DAS-23-08/00 firmada y la mantiene en custodia, remite copia al Coordinador de Apoyo Administrativo a los fines de la preparación del Oficio de Notificación de Reintegro.

 

COORDINACIÓN DE APOYO ADMINISTRATIVO

 

COORDINADOR

16. Recibe copia de la FORMA: MCT-DAS-23-08/00, prepara el Oficio de Notificación de Reintegro, en original y seis (6) copias, lo presenta para la firma del Director General de Apoyo   Administrativo y una vez  firmado procede a su distribución

A. Contratista

Original y  copia

 

B. Coordinación de Contabilidad

 

Copia  

 

C. Oficina de Auditoría Interna

 

Copia

 

D. Consultoría Jurídica

 

Copia

E. Coordinación de Apoyo Administrativo

 

Copia

F. Coordinación de Tesorería

 

Copia

 

COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD

FUNCIONARIO RESPONSABLE

17.B Recibe copia del Oficio de Notificación de Reintegro, revisa y lo mantiene en archivo temporal.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

17.C Recibe copia del Oficio de Notificación de Reintegro y procede a la actualización del expediente y a efectuar el seguimiento del proceso de notificación al Contratista.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

CONSULTORÍA JURÍDICA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

17.D Recibe copia del Oficio de Notificación de Reintegro y procede a la actualización del expediente y a efectuar el seguimiento al proceso de notificación al Contratista.

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

COORDINACIÓN DE APOYO ADMINISTRATIVO

COORDINADOR

17.E Recibido por el Contratista el original y la copia del Oficio de Notificación, le participa que debe pasar por la Coordinación de Tesorería para el retiro de la FORMA: MCT-DAS-23-08/00, archiva la copia devuelta, debidamente firmada y fechada en certificación de la recepción.

 

COORDINACIÓN DE TESORERÍA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

17.F Recibe copia del Oficio de Notificación de Reintegro y lo archiva a efectos de control.

18. Al presentarse  el Contratista, obtiene la FORMA: MCT-DAS-23-08/00 que mantiene en custodia y procede a su distribución:

  • Contratista

Original y tres copias

 

 

Copia

 

(Ir al paso 19.B)

 

Copia para el control interno en señal de su emisión

(Ir al paso 19.C).

 

COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD

FUNCIONARIO RESPONSABLE

19.B Recibe copia de la FORMA: MCT-DAS-23-08/00, obtiene del archivo el Oficio de Notificación de Reintegro y realiza los registros contables.

Archiva dichos documentos en el expediente original.

 

COORDINACIÓN DE TESORERÍA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

19.C Realizada la notificación al contratista y efectuado el seguimiento al resultado, procede de la forma siguiente:

 

A. CONTRATISTA CANCELA LA PLANILLA DE LIQUIDACIÓN EN UN BANCO RECAUDADOR DE FONDOS NACIONALES:

20.A Recibe del contratista el original y tres (3) copias  de la FORMA: MCT-DAS-23-08/00  validada por el Banco receptor de fondos Nacionales. Sella y fecha el cuadruplicado en señal de recepción y lo devuelve al contratista.

21.A  Actualiza sus registros y distribuye las copias de la siguiente manera:

Original y copia

(Ir al paso 22.A)

 

  • Dependencia Responsable de la Contratación

Copia

Fotocopia de la Forma:  MCT-DAS-23-08/00, a cada uno.

 

COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD

FUNCIONARIO RESPONSABLE

22.A Recibe el original y copia de la FORMA: MCT-DAS-23-08/00, la registra contablemente y la archiva en el expediente original del contrato

23.A Informa de dicha cancelación al Director de Administración y Servicios de la Oficina de Apoyo Administrativo

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

24.A Recibe copia de la FORMA: MCT-DAS-23-08/00, localiza el expediente lo actualiza y da por cerrado el caso.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

CONSULTORÍA JURÍDICA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

25.A Recibe copia de la FORMA: MCT-DAS-23-08/00, localiza el expediente del contratista, la incluye en el mismo y procede a cerrar el caso.

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

 

B. CONTRATISTA NO CANCELA LA PLANILLA DE LIQUIDACIÓN

 

DIRECTOR

20.B Una vez agotado el proceso de notificación y lapsos correspondientes si el contratista no cancela planilla de liquidación procede a instruir el expediente con los documentos indicados en las normas descritas en el presente Manual.

21.B Instruido el expediente elabora Memorando para el firma del Director General de la Oficina de  Apoyo Administrativo remitiendo el expediente a la Consultoría Jurídica. Copia del citado Memorando lo remite a la Oficina de Auditoría Interna.

(Ir al paso 22.B1)

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

CONSULTORÍA JURÍDICA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

22.B Recibe expediente instruido y realiza los trámites pertinentes para la ejecución de la FIANZA y/o la remisión del expediente a la Procuraduría General de la República  a los fines de la demanda contra el contratista.

23.B Efectúa seguimiento al proceso que inicie e informa de los avances a la Dirección de Administración y Servicios y a la Oficina de Auditoría Interna.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

22.B1 Recibe Memorando de remisión del expediente a la Consultoría Jurídica y procede a efectuar seguimiento del proceso.

 

 

 

 

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