PROCEDIMIENTO

"RENDICIÓN DE LA CUENTA DE MATERIAS"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

COORDINACIÓN DE ALMACÉN Y CORRESPONDENCIA

 

RENDICIÓN MENSUAL

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

1. Dentro de los siete (7) días siguientes a la finalización del mes, ordena y clasifica los “Comprobantes General de Movimientos de Materias” FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m) de acuerdo al tipo de movimiento que justifican.

2. Efectúa la revisión de los movimientos ocurridos durante el mes, verificando la conformidad de los códigos de conceptos asignados a cada uno y realiza las modificaciones a que hubiere lugar.

3. Procede a elaborar, en original y dos (2) copias, el formulario “Relación por Conceptos del Movimiento Mensual de Materias” FORMA: MCT-DMS-16-05/04, con base a la información contenida en los comprobantes FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m) correspondiente al mes que se revisa.

4. Entrega al (a la) Coordinador(a) la FORMA: MCT-DMS-16-05/04 anexando original y copia de las FORMAS: MCT-DMS-12-02/05 (m) y copia de las facturas correspondientes al mes que se relaciona.

 

 

COORDINADOR(A)

5. Recibe, en original y dos (2) copias la FORMA: MCT-DMS-16-05/04, original y copia de las FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m), facturas correspondientes y procede a su revisión.

6. En caso de inconformidad devuelve la documentación al (a la) funcionario(a) responsable, indicando las observaciones correspondientes.

7. Si está conforme, firma y sella en señal de aprobación e instruye al (a la) funcionario(a) responsable para que proceda a:

- Archivar original y duplicado de la FORMA: MCT-DMS-16-05/04, originales y copia de los respectivos comprobantes de cada movimiento FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m) y copia de las facturas.

- Remitir triplicado de la FORMA: MCT-DMS-16-05/04 a la Dirección de Administración y Servicios, Coordinación de Contabilidad a los fines del registro contable.

 

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

8. Recibe y archiva:

- Original y copia de la FORMA: MCT-DMS-16-05/04.

- Originales y copia de los respectivos comprobantes, FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m) y copia de las facturas.

 

RENDICIÓN ANUAL

9. Dentro de los quince (15) días siguientes a la finalización del ejercicio económico-financiero, extrae del archivo y ordena los ejemplares de la “Relación por Conceptos del Movimiento Mensual de Materias” FORMA: MCT-DMS-16-05/04 correspondientes a cada mes, con base a los cuales procede a consolidar la información de todo el año y a la elaboración del “Informe de Rendición Cuenta Anual de Materias”.

10. Entrega al (a la) Coordinador(a) “Informe de Rendición Cuenta Anual de Materias” en original y dos copias anexando original y copia de las FORMAS: MCT-DMS-16-05/04.

 

 

COORDINADOR(A)

11. Recibe y revisa original y dos copias del “Informe de Rendición Cuenta Anual de Materias” y original y copia de las FORMAS: MCT-DMS-16-05/04.

12. En caso de inconformidad devuelve al (a la) funcionario(a) responsable indicando las observaciones correspondientes.

13. En caso de conformidad remite al (a la) Director(a) de Mantenimiento y Suministros original y dos copias del “Informe de Rendición de Cuenta Anual de Materias” debidamente conformado, y dos (2) copias de las FORMAS: MCT-DMS-16-05/04.

 

 

DIRECTOR(A)

14. Recibe original y dos copias del “Informe de Rendición de Cuenta Anual de Materias” debidamente conformado y dos (2) copias de las FORMAS: MCT-DMS-16-05/04, revisa y remite mediante memorando a la Oficina de Auditoría Interna.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

 

 

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

15. Recibe original y dos copias del “Informe de Rendición Cuenta Anual de Materias” y dos (2) copias de las FORMAS: MCT-DMS-16-05/04. Devuelve a la Dirección de Mantenimiento y Suministros dos (2) copias del “Informe de Rendición Cuenta Anual de Materias”, copia de las FORMAS: MCT-DMS-16-05/04 y copia del memorando todos estos documentos firmados y sellados en señal de recepción.

(va al 15.1)

 

 

COORDINADOR(A)

16. Procede a revisar la rendición de cuenta y verifica que la información contenida en el “Informe de Rendición Cuenta Anual de Materias” se corresponda con lo especificado en cada “Relación por Conceptos del Movimiento Mensual de Materias” FORMA: MCT-DMS-16-05/04.

17. Continúa el proceso de revisión de la rendición de cuenta anual de materias de acuerdo a la planificación y al grado de confiabilidad que le da el control interno del Área de Almacén, cuyo resultado es notificado al (a la) Director(a) General de la Oficina de Apoyo Administrativo y al (a la) Director(a) de Mantenimiento y Suministros.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

 

DIRECTOR(A)

15.1 Recibe dos copias del “Informe de Rendición Cuenta Anual de Materias”, copia de la FORMA: MCT-DMS-16-05/04 y copia del memorando recibido, e instruye al funcionario responsable para la distribución de la documentación recibida.

 

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

15.2 Recibe la documentación y procede:

- Archiva duplicado del “Informe de Rendición Cuenta Anual de Materias”.

- Remite triplicado del “Informe de Rendición Cuenta Anual de Materias” a la Coordinación de Almacén y Correspondencia conjuntamente con las copias de la FORMA: MCT-DMS-16-05/04, para su archivo y control.

 

 

 

 

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