PROCEDIMIENTO

"REQUISICIÓN Y ENTREGA DE MATERIALES A LAS DEPENDENCIAS"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DEPENDENCIA SOLICITANTE

 

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

1. Prepara la “Requisición de Bienes y Materiales” FORMA: MCT-DMS-01-04/04, en original y copia, describe la información correspondiente a su unidad, entrega a la máxima autoridad de la dependencia.

 

 

MÁXIMA AUTORIDAD DE LA DEPENDENCIA

2. Recibe, revisa la FORMA: MCT-DMS-01-04/04, en original y copia, de estar conforme la firma y ordena su remisión a la Coordinación de Almacén y Correspondencia de la Dirección de Mantenimiento y Suministros.

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTROS

COORDINACIÓN DE ALMACÉN Y CORRESPONDENCIA

 

COORDINADOR(A)

3. Recibe original y copia de la FORMA: MCT-DMS-01-04/04, devuelve a la dependencia copia firmada en señal de recepción, verifica con el (la) funcionario(a) responsable la existencia de los materiales o bienes y procede de la siguiente manera:

4.A De tratarse de materiales o bienes no existentes en el Área de Almacén, remite original de la FORMA: MCT-DMS-01-04/04, a la Dirección de Mantenimiento y Suministros, junto con el libro de control de Requisiciones remitidas y archiva copia de la FORMA: MCT-DMS-01-04/04 a los fines de su control.

(va al 5.A)

 

4.B De tratarse de materiales o bienes existentes en el Área de Almacén, remite original de la FORMA: MCT-DMS-01-04/04 al (a la) funcionario(a) responsable en el Almacén.

(va al 5.B)

 

 

SECRETARIA

5.A Recibe original de la FORMA: MCT-DMS-01-04/04 y devuelve al (a la) funcionario(a) de la Coordinación de Almacén y Correspondencia el libro de control, debidamente firmado en señal de recepción.

6.A Entrega el original de la FORMA: MCT-DMS-01-04/04, al (a la) Director(a).

 

 

DIRECTOR(A)

7.A Recibe la FORMA: MCT-DMS-01-04/04, revisa e instruye su remisión a la Coordinación de Servicios y Adquisiciones para que proceda de acuerdo al procedimiento "Requisición de Bienes Muebles y Materiales no Existentes en el Almacén".

 

 

SECRETARIA

8.A Conforme a las instrucciones del Director, entrega la FORMA: MCT-DMS-01-04/04 al (a la) Coordinador(a) de Servicios y Adquisiciones.

 

COORDINACIÓN DE ALMACÉN Y CORRESPONDENCIA

FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE

5.B Recibe la FORMA: MCT-DMS-01-04/04, registra los datos correspondientes a la Coordinación de Almacén y Correspondencia.

- Si se trata de bienes prepara, en original y dos (2) copias, el formulario “Entrega de Bienes Nacionales” FORMA: MCT-DAS-51-08/01, con la finalidad de dejar constancia de la asignación y entrega de los mismos.

- Si se trata de materiales elabora el formulario “Comprobante General de Movimiento de Materias” FORMA: MCT-DMS-12-02/05 (m) en original y copia.

6.B. Una vez conformados ambos formularios por el (la) Coordinador(a) de Almacén y Correspondencia, procede a entregar los bienes o materiales requeridos conjuntamente con las FORMAS: MCT-DMS-12-02/05 (m) y MCT-DAS-51-08/01 (según el caso) a la dependencia solicitante.

7.B Una vez recibidos los bienes o materiales y firmadas las FORMA: MCT-DAS-51-08/01 y MCT-DMS-12-02/05 (m) (según el caso) por el jefe de la dependencia solicitante, procede a su distribución:

- Original: Coordinación de Bienes.

- Duplicado: Dependencia Solicitante.

- Triplicado: Coordinación de Almacén y Correspondencia.

 

- Original: Coordinación de Almacén y Correspondencia, hasta la fecha de la elaboración de la cuenta mensual.

- Duplicado: Dependencia solicitante.

8.B Registra la desincorporación de materiales en el formulario “Tarjeta de Estante” FORMA: MCT-DMS-13-05/04 y actualiza electrónicamente los datos en el formulario “Registro Auxiliar de Existencias en Almacén” FORMA: MCT-DMS-15-05/04.

 

 

 

 

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