PROCEDIMIENTO

"SOLICITUD Y ADQUISICIÓN DE PASAJES"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DEPENDENCIA SOLICITANTE

 

FUNCIONARIO RESPONSABLE

1. Definido el destino y el número de personas a viajar, se comunica telefónicamente o vía fax con la Agencia de viajes y efectúa la reservación del (os) pasaje(s).

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

AGENCIA DE VIAJES

RESPONSABLE

2. Recibe fax con el detalle de los requerimientos de la Dependencia Solicitante, efectúa la reservación indicada  e informa vía fax, a  dicha  Dependencia  y  a  la Coordinación de Asistencia Administrativa, sobre la realización de la reservación y  el costo del  (los)  pasaje(s).

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DEPENDENCIA SOLICITANTE

FUNCIONARIO RESPONSABLE

2.1. Recibe de la Agencia de Viajes  el fax informando sobre la realización de la reservación del (los) pasaje (s) y sobre el costo del (os) mismo(s).

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

COORDINACIÓN DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

 

COORDINADOR

2.2. Recibe de la Agencia de Viajes el fax informando sobre la realización de la reservación del (los) pasaje (s) y sobre el costo del  (los) mismo(s).

3. Verifica el costo y realiza el apartado del recurso (precompromiso).

4. Notifica a través de correo electrónico a la Dependencia Solicitante la disponibilidad del recurso.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DEPENDENCIA SOLICITANTE

 

FUNCIONARIO RESPONSABLE

5. Recibe información sobre    la disponibilidad   del recurso. Elabora           el formulario “Orden de Expedición de Pasaje” FORMA: MCT-DAS-07-08/02(m), y la presenta para la firma de la máxima autoridad de la Dependencia, una vez firmada la remite a  la Coordinación de Asistencia Administrativa.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

COORDINACIÓN DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

COORDINADOR

6. Recibe la FORMA: MCT-DAS-07-08/02(m), la revisa y de estar de acuerdo la presenta para la firma del Director de Administración y Servicios.

 

 

DIRECTOR

7. Recibe la FORMA: MCT-DAS-07-08/02(m) y de estar de acuerdo la firma e instruye su remisión vía fax a la Agencia de Viajes.

Devuelve el original de la FORMA: MCT-DAS-07-08/02(m) a la Coordinación de Asistencia Administrativa.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

AGENCIA DE VIAJES

 

RESPONSABLE

8. Recibe a través de fax la FORMA: MCT-DAS-07-08/02(m)) y procede a emitir  el (los)  pasaje (s), lo (s) cual (es) presenta en  la  Coordinación de Asistencia Administrativa conjuntamente con la factura y el fax de remisión de la FORMA: MCT-DAS-07-08/02(m).

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

COORDINACIÓN DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

 

COORDINADOR

9. Recibe los pasajes, el fax de remisión de la FORMA: MCT-DAS-07-08/02(m)  y la factura respectiva.

10. Remite  los pasajes a la Dependencia Solicitante.

Archiva  los siguientes documentos:  fax de reservación de los pasajes,   original de la FORMA: MCT-DAS-07-08/02(m) y la factura, como  soportes  del pago.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DEPENDENCIA SOLICITANTE

 

FUNCIONARIO RESPONSABLE

11. Recibe los pasajes y lo (s) entrega a el  (los) funcionario(s)  correspondiente(s).

De suspenderse la misión, lo comunica inmediatamente, vía telefónica  o correo electrónico, con  la Dirección de Administración y Servicios.

Prepara memorando para la firma de la máxima autoridad de la Dependencia, le anexa los pasajes y remite a la Coordinación  de Asistencia Administrativa.

 

 

 

 

Procedimiento      Área de Bienes y Servicios

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