PROCEDIMIENTO

"SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES NO PERSONALES"

 

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DEPENDENCIA SOLICITANTE DE LA CONTRATACIÓN

FUNCIONARIO RESPONSABLE

1. Una vez informada la máxima autoridad de la Dependencia sobre la necesidad de contratación de un servicio profesional, sin carácter laboral y considerada por ésta la conveniencia de la contratación, solicita ofertas, previamente les informa a las Empresas que para participar deben estar inscritas en el Registro interno de Contratistas del  Ministerio, y   de no estarlo, deben solicitar su inscripción ante la Dirección de Administración y Servicios conforme a lo establecido en el Procedimiento “Inscripción en  el Registro Interno de Contratistas”.

2. Procede a efectuar   evaluación de las ofertas presentadas a objeto de determinar: tiempo de ejecución, costos, si requiere anticipo, forma de pago, forma de presentación de resultados.

3. Prepara, Punto de Cuenta FORMA: MCT-01-04/00 en el cual describe los requisitos establecidos en las Normas que rigen la contratación de éste tipo de servicio y el formulario “Solicitud de Precompromiso” FORMA: MCT-DAS-10-05/00 y los remite a la Coordinación de Asistencia Administrativa de la Dirección de Administración y Servicios.

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

COORDINACIÓN DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

COORDINADOR

4. Recibe las FORMAS : MCT-DAS-10-05/00 y MCT-01-04/00,  revisa:

  • De existir disponibilidad:  Indica imputación presupuestaria en la FORMA: MCT-DAS-10-05/00, la numera, firma y sella el formulario,  toma nota de la afectación  presupuestaria. Archiva copia de la citada FORMA y devuelve el original a la Dependencia solicitante conjuntamente con la FORMA: MCT-01-04/00.

  • De no existir disponibilidad: Lo indica en la FORMA: MCT-DAS-10-05/00, el cual firma y sella. Archiva copia a efectos de control y devuelve el original a la Dependencia solicitante conjuntamente con la FORMA: MCT-01-04/00.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DEPENDENCIA SOLICITANTE DE LA CONTRATACIÓN

FUNCIONARIO RESPONSABLE

5. Recibe las FORMAS: MCT-01-04/00 y MCT-DAS-10-05/00 revisa esta última; de existir disponibilidad procede de la siguiente manera:

6. Solicita a la Empresa copia del formulario “Constancia de Inscripción en el Registro Interno de Contratistas” FORMA: MCT-DAS-17-06/00.

7. Prepara el expediente de la contratación con la información al respecto, le anexa los documentos de soporte y las FORMAS: MCT-01-04/00, 10-05/00 y 17-06/00 y los presenta al Director.

 

 

DIRECTOR

8. Recibe Documentos revisa que la FORMA: MCT-01-04/00 se adapte a los requisitos establecidos en las Normas que rigen la contratación de este tipo de servicio, le anexa los documentos recibidos y presenta dicha FORMA para el conforme del Director General, a los fines de la autorización por el Ministro o funcionario en quien haya delegado tal responsabilidad.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DESPACHO DEL MINISTRO

MINISTRO O FUNCIONARIO DELEGADO

9. Recibe Punto de Cuenta y anexos, revisa, de estar conforme firma el Punto de Cuenta autorizando la contratación del contratista seleccionado prestatario de los  servicios profesionales.

Archiva copia del Punto de Cuenta y devuelve el original y documentos de soporte a la Dependencia Solicitante.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DEPENDENCIA SOLICITANTE DE LA CONTRATACIÓN

FUNCIONARIO RESPONSABLE

10. Recibe Punto de Cuenta autorizando la contratación de los servicios, notifica al contratista y le solicita la consignación de la fianza de fiel cumplimiento (de ser el caso).

11. Remite a la Coordinación de Asistencia Administrativa original del Punto de Cuenta y expediente respectivo.

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS

COORDINACIÓN DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

COORDINADOR

12. Elabora el formulario “Apartado Presupuestario” FORMA: MCT-DAS-21-06/00, en original y copia, le anexa original del Punto de Cuenta y expediente respectivo  y remite a la Coordinación de Contabilidad de la Dirección de Administración y Servicios.

13. Archiva temporalmente copia en el expediente a los fines de control y seguimiento del trámite administrativo.

 

COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD

COORDINADOR

14. Recibe expediente de la contratación y formularios originales anexos y procede a realizar el registro contable.

15. Colocado el código de transacción y el número del compromiso, el Coordinador firma y sella el documento del compromiso del cual se archiva copia y remite el original con el expediente de la contratación al Director de Administración y Servicios.

 

 

DIRECTOR

16. Recibe expediente de la contratación, firma y sella el documento de compromiso e instruye la remisión del expediente al Coordinador de Apoyo Administrativo.

 

COORDINADOR DE APOYO ADMINISTRATIVO

FUNCIONARIO RESPONSABLE

17. Recibe  expediente de la contratación, verifica los documentos e instruye  su remisión a la Consultoría Jurídica.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

CONSULTORÍA JURÍDICA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

18. Recibe expediente original de la contratación, analiza documentación de soportes, revisa fianza, elabora cuatro (4) ejemplares del contrato. Remite a la Oficina de Apoyo Administrativo.

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

COORDINADOR DE APOYO ADMINISTRATIVO

COORDINADOR

19. Recibe expediente original de la contratación y cuatro (4) ejemplares del contrato y procede a tramitar la firma del Ministro o funcionario delegado y a ubicar la firma del contratista.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DESPACHO DEL MINISTRO

MINISTRO O FUNCIONARIO DELEGADO

20. Recibe ejemplares  del contrato y expediente respectivo, revisa, de estar conforme firma los ejemplares del contrato y devuelve toda la documentación a la Oficina de Apoyo Administrativo.

 

OFICINA DE APOYO ADMINISTRATIVO

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

COORDINADOR DE APOYO ADMINISTRATIVO

COORDINADOR

21. Recibe los cuatro ejemplares del contrato firmado por el Ministro o funcionario delegado y el expediente anexo. Se comunica con el contratista, para informarle que debe presentarse en la Oficina a los fines de la firma del contrato.

Una vez que se presenta el contratista, procura su firma en los cuatro ejemplares del contrato y le entrega un ejemplar.

22. Distribuye la documentación de la siguiente manera:

 

COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD

COORDINADOR

23.A Recibe expediente original y un (1) ejemplar del contrato, efectúa las anotaciones requeridas en los controles correspondientes y archiva temporalmente a los fines de la actualización del expediente original con los documentos originales  generados de la ejecución del contrato.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

CONSULTORÍA JURÍDICA

FUNCIONARIO RESPONSABLE

23.B Recibe ejemplar del contrato y lo archiva a los fines del control.

 

UNIDADES QUE INTERVIENEN

ACTIVIDADES

DEPENDENCIA SOLICITANTE DE LA CONTRATACIÓN

FUNCIONARIO RESPONSABLE

23.C Recibe ejemplar del contrato y lo incorpora al expediente de la contratación, el cual obtiene del archivo temporal. Instruye al contratista el inicio de la ejecución del servicio contratado.

 

 

 

 

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